Los departamentos y áreas encargadas de Recursos Humanos tienen claro que las cotizaciones previsionales son un punto delicado a la hora de procesar las remuneraciones de los colaboradores porque la mala gestión de estas puede traer serios problemas a sus empresas.
Entre las consecuencias que puede acarrear para una compañía el manejo inadecuado de las cotizaciones están multas, acciones legales, entre otros. Por eso, hemos preparado esta guía con los puntos claves que todo encargado de Recursos Humanos debe conocer para realizar una administración de las cotizaciones previsionales sin errores.
¿Qué son las cotizaciones previsionales?
Estas contribuciones, de tipo obligatorias, se pagan al sistema de seguridad social para asegurar la jubilación y la protección en materia de salud.
Se podría decir que es un mecanismo de protección social diseñado para proveer ingresos a las personas que, por edad avanzada, discapacidad o fallecimiento, no pueden autogenerar ingresos para ellos y sus familias.
Sobre quién paga las imposiciones, la Ley del Trabajo Vigente en Chile sostiene que una parte del sueldo del empleado debe estar destinado para este fin, de modo que un porcentaje del monto lo pone el trabajador y el otro el empleador.
¿Qué dice la legislación y cómo se calculan las cotizaciones en Chile?
Según la legislación previsional que se encuentra vigente en el país actualmente, el trabajador es quien se afilia al sistema de previsión por medio de una AFP (Administradora de Fondos de Pensión); en el caso de salud a través de una Isapre (Instituciones de Salud Previsional), por la parte privada; o Fonasa (Fondo Nacional de Salud), por la pública.
No obstante, es la empresa quien debe descontar los porcentajes de cotización del sueldo bruto del empleado, como sigue:
- El porcentaje descuento AFP debe ser de 10% y un tanto más correspondiente a la comisión de la Administradora de Fondos.
- Para la Isapre o Fonasa, se destina un 7%.
- Para cubrir el Seguro de Invalidez y Sobrevivencia (SIS), se descuenta el 2,21%.
- Por accidentes del trabajo, se debe pagar a una mutualidad (CChC, ACHS, ISL o IST), el 0,93%.
- El 3% del Seguro de Cesantía, esto aplica solo con contrato indefinido, y el 2,4% debe cubrirlo el empleador.
Estos serían los porcentajes que las áreas de RRHH deben tener presente a la hora de hacer el cálculo de cotizaciones previsionales para trabajadores dependientes, de manera de cumplir con los reglamentos vigentes; asimismo también hay unas fechas que no hay que olvidar para estar al día y que te las mencionaremos más adelante.
¿Qué cantidad de cotizaciones debe tener un trabajador para adquirir derechos laborales?
La dirección del Trabajo en Chile indica que se necesita un número de cotizaciones para que un empleado adquiriera ciertos derechos como licencias, vacaciones, indemnización por años de servicio, gratificaciones, entre otros; esto debido a que se relacionan con la antigüedad laboral y el pago continuo de las cotizaciones. Algunos de estos derechos son:
- Licencias médicas (Subsidio por Incapacidad Laboral): el trabajador debe cumplir con ciertos requisitos para que tenga derecho a licencia médica, como:
- Trabajadores dependientes: al menos 6 meses de afiliación al sistema de salud y al menos 3 cotizaciones pagadas dentro de los 6 meses anteriores al inicio de la licencia médica.
- Trabajadores independientes: últimas 12 cotizaciones y tener 6 cotizaciones dentro de los 12 meses anteriores al inicio de la licencia médica.
- Seguro de cesantía: se pueden acceder al apoyo económico en caso de desempleo, si se cumplen estas condiciones:
- Por contrato indefinido: 12 cotizaciones mensuales continuas o discontinuas.
- Contrato a plazo fijo o por obra: 6 cotizaciones mensuales continuas o discontinuas.
- Indemnización por años de servicio: para acceder a una indemnización por años de servicio, en caso de despido, se debe haber trabajado al menos un año para el mismo empleador. La indemnización corresponde a 30 días de sueldo por cada año trabajado, con un tope de 11 años.
- Vacaciones: se debe haber trabajado al menos un año con el mismo empleador (12 cotizaciones) para acceder a 15 días hábiles de vacaciones por año trabajado.
- Licencia maternal y parental: es necesario tener al menos 6 cotizaciones pagadas en los 12 meses anteriores al inicio del prenatal, para acceder a esta licencia.
Plazos para pagar las cotizaciones previsionales
Además del pago de sueldo cada 30 días, las fechas importantes a considerar por el empleador, cuando se trata de obligaciones Laborales y Previsionales en Chile, son las siguientes, en orden cronológico:
- Enero: corresponde a las modificaciones de topes imponibles o límite máximo de cotización.
- Marzo: presentación de declaraciones juradas de sueldos, donde el empleador informa las remuneraciones de los trabajadores de la empresa.
- Abril: reliquidación de gratificaciones y declaración de renta.
- Junio: alza de sueldo mínimo y topes de gratificación o bonificaciones.
- Julio: declaraciones juradas, cargas financieras familiares.
- Septiembre y diciembre: aguinaldos.
- Todos los meses: pago de cotizaciones previsionales.
En cuanto a cuándo se pagan las imposiciones correspondientes a las cotizaciones previsionales, la ley establece que, para trabajadores dependientes, se deben pagar los primeros 10 días posteriores al mes que se devengaron las remuneraciones.
Este plazo se puede extender hasta 13 días, si las cotizaciones se cancelan por un medio electrónico. Por otro lado, si el trabajador es independiente, se deben pagar hasta el último día del mes calendario siguiente al que se devengaron las rentas imponibles, sin importar medio de pago.
¿Dónde se deben pagar las cotizaciones previsionales?
Los encargados de capital humano que deben administrar el pago de las nóminas tienen varias opciones para ponerse al día con las cotizaciones previsionales, ya sea en un establecimiento o de manera virtual.
La Superintendencia de Pensiones (SP) sugiere hacer estos pagos directamente en las agencias de las administradoras de fondos de pensiones (AFP) o en los bancos, instituciones financieras o cajas de compensación que estén en convenio con las administradoras.
Si se desea hacerlo virtual, la SP también aconseja PreviRed o el Servicio de Declaración y Recaudación de Cotizaciones Online. Se puede pagar Fonasa por PreviRed, así como Isapre, AFP, Cajas de Compensación, entre otras.
A través del servicio, PreviRed, certificado cotizaciones, las empresas podrán obtener el certificado de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales (F30-1), que constata que se está al día con las obligaciones laborales y previsionales que tienen con sus trabajadores y trabajadoras, incluso las indemnizaciones legales asociadas al término de la relación laboral.
Igualmente, encontramos los software de cotizaciones, tecnología que ayuda a centralizar toda la información y procesos en una sola plataforma, aligerando el trabajo de los encargados de nómina y haciendo el proceso más rápido.
¿Qué pasa con las cotizaciones previsionales atrasadas?
Organismos como la Superintendencia de Seguridad Social reiteran la obligatoriedad del empleador a pagar las cotizaciones previsionales de sus trabajadores en el plazo establecido, y si estos no cumplen, pueden arriesgarse a estas sanciones:
- Pagar intereses y multas por el retraso, calculadas con base en el monto adeudado y el tiempo de demora.
- Las AFP y la Superintendencia de Pensiones, pueden iniciar acciones legales como el embargo de bienes.
- En casos más graves de incumplimiento, el empleador enfrentaría sanciones penales.
Si el empleador quiere regularizar y ponerse al día con las cotizaciones, puede hacerlo de dos maneras:
- Regularizar las cotizaciones impagas realizando pagos retroactivos con los respectivos intereses y multas.
- En algunas ocasiones, las AFP ofrecen planes de pago para ponerse al día con las cotizaciones atrasadas.
Para calcular cotizaciones previsionales atrasadas, se incluye el monto adeudado por la cotización, además de intereses y multas por el atraso. Para dicho cálculo se consideran estos puntos:
- Monto original de la cotización: se calcula sobre el sueldo imponible del trabajador y el porcentaje de cotización, correspondiente al 10% destinado a la cuenta individual de capitalización en la AFP del empleado.
- Intereses por mora: puede ser un interés simple por cada día de retraso, o retroactivo, si las cotizaciones no se pagaron dentro del mes siguiente al que correspondía este pago.
- Multa: sumado a los intereses, se debe pagar una multa del 1,5% sobre el monto adeudado por cada mes o fracción de mes de atraso.
Hay otros puntos a tener presentes para el cálculo de cotizaciones atrasadas como los reajustes según la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC).
Esta información podría resultar abrumadora para los encargados de las remuneraciones en las empresas; razón por la que recomendamos realizar estos procesos por medio de servicios como los que presta Rankmi, con alternativas como la plataforma de Remuneraciones, la más completa y segura, que se adapta a cualquier industria y tamaño de empresa.
