Aunque en una primera revisión cualquiera pudiera pensar que el impacto de los procesos de remuneraciones en las empresas está básicamente limitado a pagar bien y a tiempo a los colaboradores, en la práctica el tema va mucho más allá.
Si bien es claro que pagar sueldos, bonos, comisiones y demás compensaciones económicas es algo fundamental en las organizaciones, ante su incidencia en el compromiso y desempeño de las personas; no es menos importante cumplir con lo que establecen las leyes.
En consecuencia, las empresas deben reducir el riesgo de incumplimientos que pueden desembocar en sanciones. De ahí que los procesos de remuneraciones, nómina, planilla o payroll requieren de tecnología para no solo hacer un trabajo más eficiente, sino también para un oportuno compliance.
Revisemos las particularidades del tema en algunos países de Latinoamérica.
México: guardar información laboral por cinco años
México es un buen ejemplo de las complejidades que son parte de los procesos de remuneraciones. No solo se trata de pagar salarios y bonificaciones, sino también de guardar documentos vinculados a la relación entre colaboradores y empresas.
Irving Martínez, especialista de nómina en Rankmi México, indica que el principal foco de las empresas es el pago de derechos y obligaciones, entre los que destacan:
- Salarios.
- Previsión social.
- Aguinaldo.
- Prima vacacional.
- Prima de antigüedad.
- Aportes a las Administradoras de Fondos para el Retiro (AFORE).
- Utilidades.
Adicionalmente, es clave la conservación de nóminas, contratos de trabajo y otros documentos que está regulada en diferentes leyes y códigos nacionales cómo, por ejemplo, el Código Fiscal de la Federación, la Ley del Seguro Social y la Ley Federal del Trabajo.
En relación con el Código Fiscal de la Federación, explica el especialista, hay que cumplir con el artículo 28 que establece la obligatoriedad de preservar los siguientes documentos por un plazo mínimo de cinco años:
- Libros y registros sociales.
- Sistemas y registros contables.
- Papeles de trabajo.
- Estados de cuenta.
Por otro lado, la Ley del Seguro Social, en la fracción segunda del artículo 15, menciona que los patrones tienen la obligación de llevar registros de datos, como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores.
Finalmente, la Ley Federal del Trabajo en su artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio los siguientes documentos:
- Contratos individuales de trabajo, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable.
- Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios.
- Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo.
- Comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones y aguinaldos.
- Pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.
Como es posible entender, no hay mejor aliado que la tecnología para poder cumplir con todas las exigencias legales en México.
Perú: La clave está en las obligaciones con la SUNAT
En el caso del Perú, buena parte de las obligaciones laborales y legales a cumplir por las compañías, pasa por información que deben entregar a la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria (SUNAT).
Jorge Sueldo, especialista de nómina en Rankmi Perú, indicó que el cálculo y pago de sueldos, bonificaciones y demás gratificaciones es un tema complejo que requiere un trabajo detallado y apoyado en tecnología, no solo para darle mayor agilidad al proceso, sino también para un efectivo compliance.
¿Cuáles detalles se deben cuidar? Entre ellos destacan los pagos de:
- Impuestos.
- Fondos de pensiones.
- Compensación por tiempos de servicio (CTS).
- Gratificaciones.
- Utilidades.
- Vacaciones.
Agrega Sueldo que las organizaciones también deben cumplir con la Planilla Mensual de Pagos (PLAME), con el Registro de Información Laboral (T Registro) y el Seguro Social de Salud (ESSALUD), entre otros.
Es bueno destacar que a pesar de que las leyes peruanas son muy estrictas, hay obligaciones laborales que no se cumplen, como lo asevera el portal Info Capital Humano, lo que incide en el compromiso y desempeño de los colaboradores.
Chile: con el foco en cumplir con la Dirección del Trabajo
En el caso de Chile, Dominique Zamora, Chief Financial Officer (CFO) en Rankmi, afirma que los procesos de remuneraciones son complejos como consecuencia de la cantidad de documentos, obligaciones legales y de las diferentes variables que inciden: “De ahí que es fundamental apoyarse en tecnología para automatizar la mayor cantidad de tareas posible y que los equipos puedan enfocarse en temas más estratégicos”.
Además del pago de sueldos, ¿cuáles son las obligaciones y pagos más importantes en los procesos de nómina en Chile?
- Remuneraciones y gratificaciones legales.
- Cotizaciones previsionales.
- Impuesto único del trabajador.
- Registro de vacaciones, horas extras y permisos.
- Procesamiento de licencias médicas.
- Carga de contratos de trabajo y libros de remuneraciones electrónicos en la Dirección del Trabajo (DT).
- Disponibilizar el cálculo de remuneraciones mediante las liquidaciones de sueldo.
Adicionalmente, expone la especialista, hay que cuidar detalles como las remuneraciones variables, centros de costo, plan de cuentas y contratos: “La gestión y almacenamiento de toda la información que se genera en los procesos de nómina, se facilita incorporando la tecnología que permite integrar cada una de las tareas de la Gestión de Personas y de esa forma el trabajo es más eficiente”.
Tecnología para mayor eficiencia, seguridad y compliance
Ante las necesidades de las empresas de hacer más eficientes sus procesos de cálculo y pago de remuneraciones, en Rankmi hemos creado un motor de nómina robusto, seguro y que se adapta a cualquier industria y/o país.
Con Payroll by Rankmi podrás:
- Automatizar y simplificar el proceso de cálculo y pago de remuneraciones.
- Cumplir con todos los parámetros legales y políticas salariales.
- Integrar multi-procesos, multi-períodos y multi-holding.
- Centralizar la información y análisis mediante reportería inteligente y Data Warehouse.
- Calcular más de 10 mil liquidaciones, finiquitos o boletas por minuto.
- Controlar los archivos de pagos previsionales, declaraciones juradas y el libro de remuneraciones electrónico.
- Recibir alertas automáticas sobre incumplimientos de políticas salariales e inconsistencias.
- Minimizar los errores garantizando que pagas a tiempo y bien.
- Obtener actualizaciones automáticas de los cambios en las normativas.
- Ofrecer acceso a tus colaboradores de sus liquidaciones en línea de forma segura y confidencial.
- Gestionar en línea el Libro de Remuneraciones Electrónicas (LRE).
- Cargar las novedades mensuales como bonos, licencias médicas, asistencias y horas extras.
- Tomar decisiones basadas en los datos que arroja la plataforma.
En conclusión, los procesos de cálculo y pago de remuneraciones son complejos e implican el cumplimiento de obligaciones legales, por lo que la tecnología es vital para que este trabajo sea eficiente, se reduzcan los errores y se cumpla con las leyes.
