En el ámbito empresarial, los costos laborales representan un tema crítico que va mucho más allá del simple cálculo de salarios y beneficios. También abarca una planificación integral de todos los recursos financieros que se destinan al capital humano.
Tomando en cuesta este contexto, en este artículo abordamos la importancia de contar con un presupuesto de costos laborales bien estructurado, además de comprender cómo afecta a la estructura de costos de una empresa y los beneficios de una adecuada gestión.
¿Qué es el presupuesto de costos laborales?
El presupuesto de costos laborales es un plan financiero que estima y organiza todos los costos empresariales asociados al personal de una compañía.
Este presupuesto abarca los salarios, aguinaldos y beneficios, así como las contribuciones a la seguridad social, costos de reclutamiento, capacitaciones, entre otros gastos anuales que surgen por mantener y desarrollar el equipo de trabajo.
La estructura de costos de una empresa se ve notablemente influenciada por este rubro, ya que en muchas organizaciones los costos laborales representan una de las partidas más significativas dentro de su clasificación de costos, los cuales explicamos a continuación.
Clasificación de costos en el contexto laboral
Los costos laborales suelen dividirse en diferentes categorías para facilitar su análisis y control. A continuación, se presentan algunas de las principales categorías:
- Costos fijos: son los pagos que se deben realizar independientemente del nivel de actividad, como los salarios base de los colaboradores. Estos costos no varían mes a mes, lo que facilita su predicción y planeación.
- Costos variables: incluyen pagos que pueden cambiar de acuerdo a ciertos factores, como las horas extras, las comisiones y los bonos por desempeño. Este tipo de costos depende de las condiciones del mercado y del rendimiento de los trabajadores.
- Costos directos: son los gastos directamente relacionados con el desempeño de los colaboradores en sus funciones, como el salario y las bonificaciones.
- Costos indirectos: incluyen gastos no tan evidentes, como el uso de las instalaciones, el equipo, y otros recursos que las personas utilizan en su jornada de trabajo.
Ejemplo: cómo calcular el costo laboral en tu organización
Aquí hay que tomar en cuenta que el costo laboral de un trabajador va mucho más allá del salario mensual que aparece en su nómina. ¿Qué incluye?
- Salario base: es el monto fijo que se paga al trabajador por su trabajo.
- Beneficios sociales: incluyen prestaciones como seguro médico, seguro de vida, vacaciones pagadas, días festivos, aguinaldo, gratificaciones, fondo de ahorro, entre otros (esto varía según el país y representa un reto adicional si tienes que gestionar una nómina global).
- Impuestos laborales: son los impuestos que la empresa debe pagar al gobierno por concepto de nómina, los cuales también son distintos en cada país.
- Otros costos: pueden incluir capacitación y/u onboarding, uniformes, herramientas, gastos de reclutamiento, actividades de team building, presupuesto para actividades de salud mental, etc.
Entonces, para calcular el costo laboral total de un trabajador, se debe sumar el salario base a todos los demás costos asociados. La fórmula básica es:
Costo laboral total = salario base + beneficios sociales + impuestos laborales + otros costos
Supongamos que un colaborador tiene un salario base de $10,000* al mes. Los beneficios sociales representan el 30% de su salario, los impuestos laborales el 20% y otros costos adicionales el 5%. El cálculo sería:
Costo laboral total = $10,000 + ($10,000 * 0.30) + ($10,000 * 0.20) + ($10,000 * 0.05) = $15,500.
En este ejemplo, el costo total de este colaborador para la empresa es de $15,500 al mes.
No obstante, existen diversas herramientas y software de nómina que pueden ayudarte a calcular el costo laboral de manera precisa y eficiente, como es el caso de Rankmi.
*Tomar en cuenta que el cálculo es ficticio y no se toma ningún país ni moneda específica como referencia. Se definió este número solo para efectos didácticos.
¿Por qué es importante el presupuesto de costos laborales para las empresas?
Optimización de la estructura de costos empresariales
El presupuesto de costos laborales permite a las empresas ajustar y optimizar su estructura de costos. Tener una visión clara de todos los gastos asociados al personal es esencial para identificar áreas donde es posible reducir o gestionar mejor los recursos.
Permite planificar y gestionar los gastos anuales
Uno de los beneficios principales de tener una correcta planificación presupuestaria es que permite a la empresa visualizar los gastos del año de manera anticipada. Esto reduce la probabilidad de problemas de liquidez y contribuye a un flujo de caja más estable.
Ayuda en la toma de decisiones estratégicas
Un análisis detallado de los costos permite a los directivos determinar si es posible aumentar el personal, mejorar la compensación, implementar nuevos beneficios, o reducir ciertos costos sin que esto afecte negativamente la operación.
Impacto en la productividad y en la retención de talento
El costo laboral unitario, que representa el gasto promedio por cada trabajador, es una métrica importante para evaluar la eficiencia en la administración de los recursos humanos.
Al conocer este costo, la empresa puede identificar si sus recursos están siendo utilizados de manera óptima. Además, puede facilitar la inversión en programas de retención y desarrollo de talento, lo cual contribuye a mejorar la productividad y a reducir la tasa de rotación de personal.
Facilita la adaptación a cambios en el mercado laboral
El mercado laboral está en constante cambio. Los aumentos en los salarios mínimos, cambios en las leyes laborales, y variaciones en los impuestos afectan los costos de una empresa año a año.
Un presupuesto de costos laborales actualizado permite a la empresa adaptarse rápidamente a estos cambios, lo cual es esencial para mantener una operación eficiente y competitiva.
La función del área de recursos humanos en la gestión de costos laborales
Las áreas de Recursos Humanos o de Capital Humano juegan un papel fundamental en la gestión de estos costos, debido a que su función va más allá de la administración de personal.
Los encargados de estas áreas se centran, también, en diseñar estrategias de remuneración, beneficios y compensaciones que permitan a la empresa optimizar sus recursos, controlar el gasto y, al mismo tiempo, cumplir con las normativas legales y satisfacer las necesidades tanto de la organización como de los colaboradores.
Este enfoque —que pone a las personas de la organización en el centro de las planificaciones— no solo busca reducir los costos en términos de eficiencia operativa, sino también asegurar un sistema salarial justo y sostenible para los trabajadores.
Finalmente, la importancia del área de gestión de talento en una empresa radica en su capacidad para optimizar los recursos, adaptarse a los cambios y ayudar a las empresas mantenerse en una posición competitiva.
En resumen, invertir tiempo y esfuerzo en la elaboración y actualización de un presupuesto de costos laborales en conjunto con recursos humanos es una estrategia fundamental para garantizar la estabilidad financiera y el crecimiento sostenido de cualquier organización, mientras se cuida al talento que es parte de ella.
