El presupuesto de recursos humanos es una herramienta crucial para cualquier empresa, ya que permite planificar, controlar y optimizar los costos asociados a la gestión del talento humano.
Un buen presupuesto asegura que los recursos financieros se asignen de manera eficiente y que se alineen con los objetivos empresariales. Por esta razón, aquí presentamos este paso a paso para elaborar un presupuesto de capital humano con éxito.
El análisis previo: recopilación de datos e información clave
Para elaborar un buen presupuesto, es clave entender el contexto. Antes de diseñarlo, se recomienda hacer un análisis detallado del momento financiero y comercial de la organización, el plan estratégico, las necesidades de talento y el rendimiento del presupuesto actual.
Este análisis permite alinear la gestión de personas con los objetivos estratégicos, especialmente en función de si la empresa está en expansión o en un periodo de recesión, lo que definirá las necesidades de talento y el enfoque de recursos para el próximo periodo.
Alinear las metas con los objetivos comerciales y de negocio
¿Para qué es útil este paso?
- Saber cuáles son las prioridades comerciales y de negocio.
- Identificar las áreas de oportunidad para fortalecer la estrategia de capital humano.
- Impulsar el aumento de la productividad, sobre todo en los equipos que tendrán un rol protagónico en los objetivos comerciales y del negocio.
- Definir los momentos en los cuales se deben medir los resultados y su impacto en los objetivos.
En la práctica, los pasos de análisis previo y alineación de metas nombrados anteriormente, usualmente se realizan en conjunto entre los líderes de las diferentes áreas en una jornada estratégica de trabajo, en la cual se reúnen con el objetivo de discutir la estrategia y los objetivos para el siguiente año.
Identificar las necesidades de contratación
Aunque retener al mejor talento es esencial en la planificación de recursos humanos, también es clave anticipar las necesidades de contratación, especialmente cuando los colaboradores actuales no pueden cubrirlas, como al ampliar equipos para mantener la productividad.
Conocer el contexto financiero, comercial y estratégico de la empresa permite a RRHH prever contrataciones, evitando respuestas reactivas y sobredimensionamiento de necesidades.
Para el presupuesto, se debe proyectar la cantidad de contrataciones mensuales por área y tipo de talento (profesional, técnico, mano de obra), considerando costos locales si hay filiales en distintos países.
También es crucial planificar la sucesión y la rotación, basándose en la fuga de talento y el mercado laboral. Para estas necesidades, la tecnología sirve para optimizar el reclutamiento, agilizando la selección del mejor talento y reduciendo tiempos.
Proyectar los beneficios y compensaciones
Para proyectar costos salariales y beneficios de manera precisa, es fundamental tener en cuenta posibles cambios legales que impacten a la empresa.
La clave está en hacer una proyección ambiciosa, evitando sorpresas financieras y asegurando que el paquete salarial no solo cubra las necesidades de los colaboradores, sino que también sea competitivo para atraer nuevo talento.
Al planificar los salarios y beneficios, es crucial:
- Identificar tendencias para conocer qué factores retienen y atraen a diferentes generaciones, diseñando paquetes personalizados en lugar de generales.
- Diseñar un paquete competitivo, utilizando herramientas tecnológicas que permitan recopilar datos reales sobre las preferencias de los colaboradores actuales.
- Analizar periódicamente el mercado para ajustar salarios, eliminar beneficios poco atractivos y agregar nuevos, mejorando la experiencia de los colaboradores.
- Implementar programas de reconocimiento y desarrollo, ya que estos factores motivan a los colaboradores incluso más que el salario.
Es importante señalar que en toda empresa los recursos son limitados. Por lo tanto, la clave en esta etapa es analizar los puntos enumerados anteriormente y contrastar los hallazgos con la estrategia de la organización, para elaborar un plan que sea realista de acuerdo con los recursos disponibles.
Proyectar los planes de capacitación
Diseñar un plan de capacitación que incluya las necesidades de los colaboradores y de la organización. Para esta iniciativa es pertinente escuchar a los líderes, los integrantes de los equipos y tomar como referencia los planes de desarrollo individual que estén en marcha.
De esta forma se tiene una visión integral de lo que se necesita y cuál sería el costo de este esfuerzo.
Evaluación de los gastos inherentes al presupuesto de HR
A continuación se indican los principales costos a tomar en cuenta dentro del presupuesto:
- Adopción de tecnología para potenciar la agilidad y eficiencia en cada uno de los procesos de recursos humanos. Sobre todo es importante tomar en cuenta las ventajas de un software todo en uno que permita centralizar, generar ahorros de dinero y aportar orden en la gestión.
- Gastos de reclutamiento y contratación que se pueden hacer más eficientes mediante la adopción de tecnología, incluyendo IA, que reduzca los tiempos de búsqueda, evaluación y contratación. Para calcular los costos de contratación utiliza la siguiente fórmula:
Costo de contratación = costos internos + costos externos / número de personas reclutadas
- Costos de los sueldos, compensaciones y beneficios que reciben los colaboradores. Aquí es importante tomar en cuenta si tu empresa tiene operaciones en varios mercados, ya que el costo va a variar de acuerdo con las particularidades de cada país.
- Inversión en capacitación y desarrollo a partir de determinar si vas a utilizar un LMS para cursos internos o vas a recurrir a fuentes externas de capacitación. Inclusive es posible trabajar con un híbrido con las dos fuentes (internas y externas) para capacitar a los colaboradores.
- Gastos en seguridad y bienestar a fin de garantizar que los colaboradores puedan trabajar en las condiciones idóneas que le permitan un alto rendimiento. Esto cobra mayor importancia en las empresas que por las características del negocio sean propicias a incidentes como, por ejemplo, la minería o manufactura.
- Inversión en talento a fin de aprovechar los resultados de las evaluaciones de desempeño y con base en esto crear planes de carrera o programas de reconocimiento, beneficios y recompensas.
- Costos de la política de diversidad, equidad e inclusión (DEI) para cumplir con las normativas vigentes y consolidar una organización que sea el reflejo de la sociedad y que todos los colaboradores reciban el mismo trato equitativo.
Definir los mejores y peores escenarios
Una de las características esenciales de un presupuesto de recursos humanos es su capacidad de adaptación. Para lograrlo, debe ser flexible, permitiendo que los equipos ajusten los recursos según el contexto y los cambios necesarios.
Es crucial anticipar posibles variaciones en la estrategia comercial, reformas legales y nuevas regulaciones que puedan afectar el presupuesto de inversión, modificar los programas de capacitación y alterar los planes de reclutamiento.
Además, se recomienda trabajar con escenarios y proyecciones, adaptando el presupuesto tanto a situaciones favorables como desfavorables. Los eventos recientes han resaltado la importancia de estar preparados para aprovechar oportunidades y superar retos.
Finalmente, las organizaciones deben tratar el presupuesto como un ciclo continuo que requiere revisiones y ajustes constantes, permitiendo adaptarse a las transformaciones del mercado y la economía.
