Para gestionar el pago de la planilla de forma efectiva es fundamental comprender qué es la boleta de pago, un documento clave en la administración laboral en Perú.
En este artículo, te explicaremos los componentes esenciales que debe incluir y cómo asegurarte de que toda la información esté completa y cumpla con las normativas laborales vigentes.
¿Qué es una boleta de pago y para qué sirve?
La boleta de pago es un comprobante oficial que confirma que la empresa ha remunerado correctamente al trabajador por sus servicios.
Detalla la remuneración bruta, los descuentos aplicados y la remuneración neta que recibe el colaborador. También incluye aportes a la seguridad social, impuestos y otros conceptos relacionados con la compensación.
De acuerdo con el Art. 19 del Decreto Supremo N.° 001-98-TR, es obligatorio entregar la boleta de pago original al trabajador dentro de un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de pago. La firma del empleado en la boleta o la provisión de una constancia de recepción valida la transacción.
Además de ser un comprobante de pago, la boleta asegura la transparencia en la relación laboral y puede ser utilizada por el trabajador como prueba de ingresos, lo que le permite acceder a productos financieros como créditos personales o hipotecas.
¿Qué elementos debe incluir una boleta de pago?
Para garantizar la transparencia y el cumplimiento de las obligaciones salariales, una boleta de pago debe contener varios elementos clave, organizados en los siguientes rubros:
1. Datos del empleador: Incluye la información de la empresa, como su razón social y el número de RUC (Registro Único de Contribuyente), que sirve como identificador oficial ante la SUNAT. Estos datos son esenciales para cualquier verificación legal o fiscal.
2. Datos del colaborador: Debe especificar los datos personales del trabajador, como nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad, número de Documento Nacional de Identidad (DNI) y domicilio.
También debe incluir detalles laborales como la fecha de ingreso o reingreso a la empresa, el cargo o función desempeñada, el número de registro en los sistemas previsionales correspondientes, y la fecha de cese, si aplica.
3. Registro de asistencia: Debe incluir el total de días y horas trabajadas según los registros de control. Además, se debe detallar el número de horas extras trabajadas fuera del horario regular y las fechas de salida y retorno durante los períodos de vacaciones.
4. Desglose de ingresos, deducciones y aportes:
- Remuneración bruta: Total de ingresos antes de cualquier deducción, que incluye el salario base y pagos adicionales como horas extras o bonificaciones.
- Remuneración neta: Monto final que se recibe tras aplicar todas las deducciones legales y aportes.
- Aportes obligatorios: Contribuciones obligatorias a sistemas de protección social, como los aportes a EsSalud para cobertura de salud y al sistema de pensiones (ONP o AFP, según el régimen del trabajador).
- Deducciones: Descuentos aplicados al salario bruto, como el impuesto a la renta de quinta categoría, calculado según el ingreso percibido, y otros descuentos legales o acordados, como seguros o cuotas sindicales.
- Pagos no remunerativos: Cualquier pago adicional que no sea considerado salario bajo la Ley de Productividad y Competitividad Laboral.
5. Firmas: La boleta debe estar firmada por el empleador para ser válida. En empresas con menos de 100 empleados, la firma y el sellado deben ser manuales, realizados por el empleador o su representante legal.
Por otro lado, en empresas con más de 100 empleados, la firma manual y el sellado pueden ser reemplazados por una firma digital o electrónica. La firma digital debe cumplir con lo establecido en el artículo 141-A del Código Civil, mientras que la firma electrónica debe ajustarse a lo regulado por la Ley N.º 27269 de Firmas y Certificados Digitales.
Estas opciones no solo garantizan la validez del documento, sino que también optimizan el proceso al asegurar trazabilidad, facilitar la gestión administrativa y reducir el uso de papel.
A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo debe verse una boleta de pago:
¿Es necesario que el trabajador firme la boleta de pago?
La firma del trabajador en la boleta de pago no es obligatoria si el empleador prefiere otro método. Sin embargo, si el empleador decide prescindir de la firma física, debe acordar con el trabajador la entrega de la boleta a través de tecnologías digitales como intranet, correo electrónico o plataformas de recursos humanos que automatizan los procesos de planilla.
Es fundamental que el empleador deje constancia de la emisión de la boleta y garantice que el trabajador la reciba efectivamente.
Claves para una gestión eficiente de la planilla de pago
La correcta gestión de la planilla es vital para cualquier empresa, ya que implica calcular, pagar y registrar salarios y beneficios. Este proceso no solo asegura el cumplimiento de las obligaciones salariales, sino también la adherencia a las leyes laborales y tributarias vigentes.
En Rankmi, ofrecemos una guía de gestión de planilla que abarca tanto aspectos legales como mejores prácticas para optimizar los pagos a los trabajadores.
Esto es importante, debido a que una administración inadecuada de la planilla puede resultar en sanciones o multas, afectando las finanzas y la reputación de la empresa.
Al mismo tiempo, una correcta administración no solo protege los intereses empresariales, sino que también garantiza el respeto a los derechos de los empleados.
Uso de software para la gestión de planillas
Muchas empresas optan por automatizar la gestión de planillas mediante un software especializado. Estas herramientas permiten registrar información de empleados, calcular ingresos, aportes y descuentos, y generar planillas de pago de manera eficiente y sin errores.
El uso de un software para el pago de planillas facilita el trabajo del departamento de recursos humanos, asegura el cumplimiento de obligaciones legales y optimiza la gestión, minimizando el riesgo de errores.
Herramientas como las de Rankmi proporcionan un control preciso de los pagos y obligaciones fiscales, resultando en una gestión más eficiente y segura.
