El uso de la firma electrónica en Chile es uno de los protagonistas de la revolución tecnológica, porque está agilizando, considerablemente, la gestión de documentos en las empresas, especialmente los relacionados con los procesos de capital humano.
Si bien esto es un gran beneficio, también hay que pensar en los grandes desafíos de esta herramienta; por esta razón, preparamos esta guía con los puntos más importantes que te ayudarán a aprovechar las ventajas de la firma electrónica y simplificar los procesos de RRHH de tu compañía.
Luego de la pandemia, la transformación digital se aceleró, no solamente en Chile sino también en el resto del mundo, lo que trajo beneficios tanto a las personas como a las empresas, entre los cuales se encuentra la firma electrónica, que ha facilitado la realización de gran diversidad de trámites y procesos.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica involucra un conjunto de autenticaciones electrónicas que reemplazan a la firma autógrafa; por otro lado, también se define como un archivo que contiene una serie de datos que dan cuenta de la identidad de una persona, lo que permite que haga una serie de trámites de manera remota, simple y segura.
En Chile, la Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, N.º 19.799, define esta rúbrica como “cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor”.
Podemos decir que la firma electrónica constituye la identidad virtual de una persona y, por ende, tiene un peso legal, por lo que es intransferible y debe contar con un alto estándar de seguridad.
Además de la 19.799, ¿qué otras normas rigen el uso de firmas electrónicas en Chile?
En el país existen otras leyes y decretos que regulan el uso de la firma digital como el Decreto Supremo N.º 83 sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos; así como la Ley N.º 19.628 sobre protección de la vida privada; sin embargo, la principal sigue siendo la Ley N.º 19.799.
¿Existe más de un tipo de firma electrónica en Chile?
Para entender el uso de la firma electrónica, es necesario saber que el ordenamiento jurídico en Chile establece dos tipos de firma electrónica, que son las siguientes:
Firma electrónica simple
Este tipo de firma permite validar la información que contiene un documento digital. Por medio de esta rúbrica, el receptor de dicho documento podrá identificar, formalmente, a su contraparte, lo que agilizará el trámite que se esté realizando; en simples palabras, esta es la conversión de una firma en imagen.
Entre los usos que se le pueden dar a la firma simple se encuentran:
- Suscribir variedad de documentos tributarios electrónicos (DTE); así como facturar electrónicamente en el Servicio de Impuestos Internos (SII).
- Hacer declaraciones, notas de crédito y rectificaciones.
- Firmar y cifrar correos electrónicos.
- Firmar pagarés, contratos de cuenta corriente, planos de arquitectura, licencias y recetas médicas, entre otros documentos.
Firma electrónica avanzada (FEA)
Esta firma se diferencia de la simple porque es una solución certificada, de mayor nivel probatorio y que solo puede ser emitida por un prestador acreditado. Permite suscribir cualquier documento o instrumento público o privado. Los usos que permite son estos:
- Firmar contratos online de arrendamiento, promesa de compraventa de inmuebles, documentos laborales como contratos de trabajo, anexos y liquidaciones, así como finiquitos, además de contratos de proveedores, entre otros.
- Contratos y documentos financieros.
- Documentos bancarios, licencias y recetas médicas, planos, etc.
- Gestión de diversos DTE y facturación electrónica.
¿Es lo mismo firma digital que firma electrónica?
Para entender la diferencia entre firma electrónica o digital es necesario conocer la definición de esta última, que es un valor alfanumérico pegado a un mensaje de datos, generado con sistemas de criptografía de infraestructura de clave pública o PKI (Public Key Infrastructure), que es la que se usa en estos momentos para realizar transferencias electrónicas seguras.
Podemos decir que una firma digital es una especie de FEA; sin embargo, no todas las firmas electrónicas son digitales, todo dependerá de la tecnología de autenticación que se use para que sea considerada digital.
¿Cómo es la certificación electrónica de firma?
Tener un certificado digital de firma es muy importante hoy en día y esto se debe a que valida la identidad de una persona por internet, que es fundamental a la hora de hacer trámites como contratos laborales o la compra de algún bien o inmueble, procesos que requieren del máximo reconocimiento legal y, por ende, tener una firma electrónica reconocida.
Los certificados digitales son un requerimiento obligatorio para obtener la Firma Electrónica Simple (FES) o la Firma Electrónica Avanzada (FEA) y suscribir cualquier documento con plena seguridad legal.
¿Qué elementos de la firma electrónica son necesarios para su valor legal?
Toda firma electrónica en Chile debe poseer cuatro características fundamentales para tener valor legal garantizado, estas son las siguientes:
- Autenticidad.
- Integridad.
- No repudio.
- Confidencialidad.
Estos elementos brindan seguridad a la hora de verificar un documento porque asegura que los remitentes sean quienes dicen ser, que el contenido del escrito no ha sido alterado y que las comunicaciones se hacen en un ambiente privado y seguro.
¿Cómo se obtiene un certificado de firma electrónica en Chile?
La forma de tramitar un certificado de firma electrónica es por medio de un Prestador de Servicios de Certificación o una entidad, y deben estar acreditados por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo.
En la página web del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo podrás encontrar todas las instituciones que cuentan con el permiso del ente gubernamental.
Por otro lado, el procedimiento sobre cómo firmar electrónicamente un documento online consta de tres etapas:
1. Se debe facilitar a la entidad certificadora la información de identidad de la persona para la que se emitirá el certificado, como: nombre completo, RUT, teléfono, código postal y dirección electrónica.
2. A continuación, la entidad certificadora debe realizar una validación presencial de la identidad de la persona para la que se emitirá el documento a través de un oficial de registro.
3. Luego de obtenida toda la información, la entidad genera el certificado digital y disponibiliza el documento a las partes interesadas para descargarlo al dispositivo portable o etoken y proceder a la firma de este.
En cuanto al valor de la firma, este dependerá de la entidad con la que se esté realizando el proceso, y en relación con su vigencia, estará sujeta al período que se haya contratado (que pueden ser uno a tres años).
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