A medida que las empresas enfrentan la transformación digital nos encontramos en la dicotomía de cómo mejorar los procesos, para que nuestros clientes puedan tener una mejor experiencia.
En algunas industrias este cambio se ve acelerado por sus dinámicas de mercado, el ejemplo más latente es la industria financiera y de seguros.
No obstante, otras industrias han ido entrando de a poco y la industria de reclutamiento y selección de talento humano no es la excepción. Cada vez nos encontramos con casos de uso que requieren agilidad y facilidad para la contratación de personas en las empresas.
Este comportamiento no se generaliza únicamente para grandes corporativos, también aplica para medianas y pequeñas empresas.
La transformación digital en procesos de talento humano
Uno de los procesos más complejos para las empresas y los candidatos es poder contar con un onboarding efectivo, y esto aplica desde la selección del candidato hasta que hace parte activa de una organización.
Normalmente, estos procesos requieren tiempo y esfuerzo para el candidato, aún más cuando se está reclutando de forma virtual, donde las limitaciones y riesgos de enviar un documento firmado, que sea legítimo, se convierte en una odisea.
Sin mencionar los costos asociados para lograr que toda esta logística se lleve a cabo sin ninguna fricción y se lleve de forma exitosa.
Reclutamiento virtual
El reclutamiento virtual se ha convertido en un aliado para cualquier empresa, es una gran ventaja poder contar con talento mundial y no solo regional. Pero la gran pregunta y preocupación de parte de los reclutadores se basa en la legitimidad de contratar una persona que no esté de base en el mismo país.
Y si bien, los gobiernos han logrado desarrollar algunas políticas (por ahora rudimentarias) sobre su contratación —ejemplo de esto, los llamados nómadas digitales— existen muchas dudas sobre cómo hacerlo de forma adecuada sin tener consecuencias negativas y penales posteriormente para las empresas.
Es así como en Truora, por medio de ZapSign, han desarrollado algunos productos donde las empresas, desde su objetivo de contratar, no incumplan la norma de cada país y a su vez puedan tener la tranquilidad de tomar la información pública del candidato sin incumplir ninguna legislación que proteja la información del postulante; finalmente, el objetivo es facilitar la contratación de forma exitosa para las empresas.
Siendo así, ZapSign y Truora en alianza con Rankmi se convierten en aliados estratégicos para el crecimiento del negocio y el cumplimiento de sus objetivos organizacionales. La firma electrónica simple es un recurso adicional que puede ser de gran utilidad para las áreas de recursos humanos.
Un ejemplo explícito de esto es la posibilidad de enviar documentos de manera simultánea a los diferentes grupos de interés clave en la organización para no solo firmar los contratos laborales, sino por ejemplo, firmar el cambio de condiciones laborales o adiciones en los contratos que tiene cada rol.
La firma electrónica es una forma de autenticar los documentos que reemplaza la firma manuscrita teniendo validez jurídica. Simultáneamente, se debe tener presente que cada país tiene unos requisitos particulares. Para entender más de las soluciones particulares, te podemos ayudar con nuestro equipo experto para evaluar tu caso.
¿Cuáles son los casos puntuales para las áreas de Talento Humano?
Problemas identificados continuamente:
- Reprocesos y demoras en la contratación de personal.
- Altos costos de digitalización, almacenamiento y transporte de contratos físicos.
- Desplazamientos físicos de los candidatos.
- Áreas de RRHH siendo “cuellos de botella” del negocio.
Soluciones disponibles:
- Reducir el tiempo de contrataciones de talento.
- Simplificar procesos de vinculación con trabajadores.
- Mayor control y eficiencia en gestión documental.
Con ZapSign se logra digitalizar y optimizar la firma de documentos en procesos de recursos humanos, generando ahorros, disminuyendo errores e impulsando la productividad de los equipos de contratación.
¿Qué documentos se pueden firmar con ZapSign?
1. Contratos laborales.
2. Carta de oferta laboral.
3. Liquidaciones.
4. Actas internas.
5. Contrato de prestación de servicios.
6. Solicitud de retiro de cesantías.
7. Solicitud de vacaciones.
8. Adelantos de nómina.
¿Cuáles son las ventajas de usar la firma electrónica simple?
- Dar una experiencia a los candidatos y empleados ágil y sin fricciones, unificando los canales de comunicación y a su vez, dar seguimiento con los colaboradores.
- La gestión de los documentos será más fácil, puesto que puedes crear carpetas públicas o privadas según el nivel de acceso para que se pueda hacer seguimiento de una manera expedita y dinámica.
- Para reducir los tiempos de envío de documentos, es posible enviar las plantillas a varios firmantes de forma masiva. También, para los usuarios que deben firmar frecuentemente varios documentos, (ejemplo: representantes legales), existe la opción de firmar en lote. Gracias a esta funcionalidad, se reducen los tiempos de firma de documentos, agilizando procesos internos en las organizaciones.
- Existen distintos canales digitales de envío, con ZapSign es posible enviar los documentos para ser firmados a través de correo, WhatsApp, o cualquier otro medio digital, compartiendo un link del documento. Estas opciones reducen el tiempo de firma de documentos, ya que estos pueden ser firmados en cualquier lugar, momento y dispositivo.
- Los costos asociados al tiempo de las personas y los materiales, como papel, impresiones, carpetas e incluso almacenamiento, se reducen al máximo. Mejorando y reduciendo los tiempos de entrega y recepción de firmas, los colaboradores se enfocarán en sus actividades estratégicas como reclutar los mejores talentos en tiempo récord, en vez de preocuparse por las tareas operativas.
- Por último, el paso a la transformación digital también abre camino a la sostenibilidad, generando impacto ambiental positivo por la reducción del uso de papel que implica usar las firmas autógrafas.
Ahora que conoces más sobre los beneficios de usar la firma electrónica, te invitamos a hacer la transformación digital de tu empresa y a revolucionar los procesos en pro de crecer y evolucionar tu negocio.
