Aunque no lo parezca, la comunicación interna pasó de ser una tarea importante, a convertirse en una prioridad ante los desafíos que las organizaciones han tenido que superar. No es una tarea sencilla mantener alineados a tus colaboradores, pero tampoco es una tarea imposible.
De ahí que la comunicación con las personas es vital para mantener la cultura organizacional, sobre todo cuando las empresas mantienen equipos trabajando de forma remota, en distintos países e incluso de forma asincrónica, como parte de la globalización que han vivido muchas compañías.
HubSpot explica de forma muy clara el valor que esta tiene en las organizaciones de hoy:
“Una empresa es tan sólida como el nivel de comunicación entre sus colaboradores. Cuando logres una cultura organizacional basada en el trabajo en equipo, contarás con un ambiente laboral adecuado, en el que se valore la opinión y la aportación de todos los trabajadores”.
En consecuencia, lo pertinente es que las áreas de recursos humanos diseñen y pongan en marcha una eficiente estrategia de comunicación interna.
Comunicación interna: Tecnología y descentralización
Enrique Besa, CEO & Co-founder de Rankmi, añade que, como parte de la estrategia, es necesario que las empresas echen a un lado los temores y en vez de centralizar la comunicación interna, más bien descentralicen y que la democraticen, que no solo sea la organización la que hable, sino que también lo hagan los colaboradores.
Hay compañías que prefieren el control porque de esa manera cuidan el contenido y se aseguran que este vaya en línea con el propósito y valores:
“Pero los tiempos y necesidades de las personas han cambiado, por lo que hay que migrar a una comunicación co-creada y descentralizada. Ya no es útil moderar de forma férrea la libertad de participación e interpretación de los colaboradores”.
Explica el especialista, que la tecnología es el gran aliado de dicha descentralización, ya que existen plataformas que además de facilitar las publicaciones y noticias permiten: seleccionar quiénes pueden ser parte de la comunicación interna, segmentar la comunicación por áreas dependiendo del tipo e impacto del mensaje; además poder filtrar palabras negativas a fin de evitar mensajes no alineados con la empresa.
Los objetivos de la comunicación interna
Antes de entrar en los detalles de cómo elaborar una estrategia de comunicación interna, es prudente que revisemos cuáles son sus objetivos.
Tomando en cuenta la experiencia que hemos acumulado en Rankmi, consideramos que la comunicación interna tiene estos cinco objetivos básicos:
- Compartir información valiosa de la empresa, lo que se convierte en el objetivo principal. Hacerlo de forma constante genera beneficios para los colaboradores, los procesos, la organización y finalmente en los clientes.
- Optimizar la información entre áreas para que todos estén en sintonía y en línea con los objetivos del negocio, contando con diversos canales de comunicación a partir de comprender el perfil de los trabajadores.
- Mejorar las relaciones entre colaboradores, lo que redunda en un ambiente laboral positivo e incide en la retención del talento, creando lazos de fidelidad, buscando que las personas estén a gusto en la organización.
- Mejorar la calidad de vida y la socialización de las personas a través de una comunicación proactiva, generando acciones en favor de ellos. También contribuye a elevar la participación en las actividades de la compañía.
- Promover el conocimiento para generar identidad de marca, a través de contenidos específicos que impactan a los colaboradores. Adicionalmente facilita la integración de los trabajadores nuevos con los valores corporativos.
5 pasos para crear una estrategia de comunicación interna
EALDE Business School recomienda cinco pasos que son clave para diseñar la estrategia de comunicación interna:
PASO #1:
Analizar cómo está la comunicación en la empresa. Este diagnóstico busca identificar las dificultades que existen y los desafíos que deben superarse.
PASO #2:
Determinar los objetivos que se buscan alcanzar. Es importante que estén alineados con el plan estratégico general de la compañía.
PASO #3:
Definir y trabajar cuidadosamente los mensajes a transmitir, a partir de los objetivos que se buscan alcanzar, las cualidades del público y los medios que se van a utilizar.
PASO #4:
Poner en marcha el plan mediante un calendario de acciones que transparente qué, cómo, cuándo, por dónde y quiénes van a comunicar.
PASO #5:
Monitorear y evaluar los resultados obtenidos y comparar con los objetivos.
¿Cómo fomentar una adecuada comunicación interna?
En este ámbito, Cecilia Undurraga, People & Culture Director de Rankmi, considera que cuando existe una adecuada comunicación interna, todo dentro de la organización fluye mejor y se logra mayor eficiencia, se avanza más rápido y finalmente todo esto impacta en un mejor ambiente laboral.
¿Cómo podemos fomentar una adecuada comunicación interna? La especialista en recursos humanos aporta estos consejos:
- Que todos conozcan las herramientas de comunicación que usa la empresa, cómo se utilizan y qué tipo de información se comunica por cada una.
- Tener clara la estructura interna y que se conozcan los flujos de comunicación cómo, por ejemplo, a quién dirigirse en determinadas situaciones.
- Documentar información sobre el trabajo desde todas las áreas, ya que esto puede ahorrar mucho tiempo de reuniones innecesarias, ayuda a las persona nuevas a integrarse más rápido, fomenta el trabajo en equipo, evita malentendidos, entre muchos otros beneficios.
- Organizar y reunir la información pública de cada área en un mismo lugar, para que todos sepan dónde encontrarla.
- Tener instancias y herramientas de comunicación formal dentro de la empresa, donde se comuniquen temas transversales tales como los objetivos, resultados, reconocimientos, noticias, entre otros.
Si ya sabes cómo crear la estrategia y cómo fomentar una adecuada comunicación con las personas, pero aún tienes dudas sobre el valor de la comunicación interna en las organizaciones, te dejamos un dato potente del “State of the Sector 2022: global internal communication and employee engagement insights and trends” de la consultora Gallagher:
“El 82% de los líderes de HR considera que la comunicación interna es un factor clave en la experiencia de los colaboradores”.
