Hablar de la importancia de la comunicación interna en las organizaciones quizás pueda sonar repetitivo y hasta obvio, pero en realidad no lo es. En estos tiempos tan complejos para las empresas, no solo demostró su valor, sino que además se convirtió en una prioridad en el esfuerzo por mantener cohesión entre los equipos.
De hecho, Forbes considera que en estos más de dos años de turbulencias y desafíos, se ha demostrado que las empresas necesitan comunicarse de manera clara, rápida y efectiva con sus colaboradores.
Conviene destacar que cuando buscamos determinar la relevancia de la comunicación interna en las organizaciones, hay que aclarar que no tiene la misma trascendencia para las compañías grandes que para las pequeñas. No es lo mismo mantener alineadas a cientos o miles de personas, que a 30 trabajadores.
Por eso, mientras más grande sea la organización, mayor dificultad tendrá para comunicarse y mantener alineados a sus colaboradores. De ahí que es importante el mix entre la estrategia del negocio, la de las áreas de personas y la tecnología, como la vía más expedita para alcanzar los resultados.
Una estrategia clara, más una tecnología útil
Es probable que, en este punto, surja la duda sobre qué es más relevante ¿la estrategia? O ¿la tecnología?
A partir de la experiencia que hemos acumulado en Rankmi, la respuesta es clara: Ambos son cruciales y por eso lo recomendable es que exista un balance.
Si bien es primordial que una empresa tenga una estrategia clara y planificada, sin la tecnología no obtendrá los mejores resultados y viceversa; ya que una organización puede tener una herramienta avanzada y potente, pero es poco lo que se logrará si no se usa con inteligencia. Eso reafirma que el balance es el ingrediente perfecto.
Cuando se diseña la estrategia, el principal desafío es tener claro qué se va a comunicar, cómo, cuándo, por dónde (canales), quiénes serán los encargados de comunicar y finalmente la periodicidad de la comunicación. Lo anterior, con el fin de que la comunicación sea formal, efectiva y ordenada.
Una comunicación en dos sentidos
Cabe destacar que no solo es importante que la empresa comunique contenidos de valor a sus colaboradores, mediante canales formales y con base en una planificación clara, sino que también escuche a las personas.
En consecuencia, dentro de la estrategia de comunicación interna, se debe hacer énfasis en la necesidad de crear espacios para que los colaboradores puedan comunicar información importante.
Hay que resaltar que la comunicación interna impacta positivamente en la experiencia y el desempeño de los colaboradores. En ese sentido, el estudio “State of the Sector 2022: global internal communication and employee engagement insights and trends” de la empresa Gallagher, firma global de corretaje y administración de riesgos, nos da un dato bien interesante:
“El 51% de los ejecutivos consultados considera que la comunicación interna aumenta la productividad de los colaboradores”.
¿Centralización o descentralización de la comunicación interna?
Adicionalmente, es relevante que las empresas comiencen a descentralizar la comunicación interna, para que no sea una tarea exclusiva de las áreas de recursos humanos, sino que se abra a todos los equipos y sus integrantes. La idea es que se cambie de una comunicación controlada, a una comunicación cocreada y descentralizada, en la cual no solo hable la organización, sino que también se escuche a los colaboradores.
Muchos consideran que la centralización es más útil, pero resulta que ese control bloquea la creatividad y la libertad de participación e interpretación por parte de las personas.
En ese ámbito, la tecnología es muy útil porque no solo facilita las publicaciones y noticias, sino también segmentar a quiénes pueden ser parte de esa comunicación descentralizada y hasta crear listas de palabras negativas, para evitar algún mensaje poco conveniente a los intereses de la organización. El fin es que las empresas tengan la estructura tecnológica y permitan que la comunicación fluya.
El papel de la tecnología y su aporte al equilibrio vida/trabajo
Cuando se menciona el papel de la tecnología en la comunicación interna, podría pensar en el uso de, por ejemplo, canales como WhatsApp, Messenger, Telegram y/o Signal entre muchas otras aplicaciones de mensajería.
Ese tipo de canal podría funcionar en el caso de compañías pequeñas, pero no en las grandes empresas donde se requieren canales de comunicación más “formales” y que no traspasen el entorno laboral e invadan la vida personal de sus colaboradores.
Para ilustrar lo anterior, WhatsApp está siempre activo, no importa el día y la hora; mientras que una herramienta corporativa permite, algo tan simple como por ejemplo, pausar las notificaciones durante el fin de semana.
Aunque si la empresa decide usar WhatsApp para algunas tareas específicas, debe tomar en cuenta que es recomendable solo en días hábiles y en horario de trabajo.
Ante esa necesidad, han surgido soluciones corporativas que, al ser oficiales y formales, contribuyen a fortalecer la cultura organizacional y el compromiso, porque al recibir información y/o noticias a tiempo, en forma y de manera más transparente, las personas se sienten valoradas.
6 beneficios de la comunicación interna basada en tecnología
Estoy convencido de que la tecnología, como apoyo de la comunicación interna, termina democratizando la información en las empresas y genera, a mi criterio, algunos beneficios:
- Ayuda a alinear a los colaboradores con los valores y el propósito de la compañía.
- Permite informar los objetivos y noticias sobre la organización.
- Facilita la socialización entre líderes y colaboradores.
- Fortalece la cultura organizacional y ayuda a mantener un clima positivo.
- Genera transparencia desde la empresa hacia las personas.
- Potencia la vinculación de los colaboradores con la compañía, quienes se sienten valorados y escuchados.
El papel de la comunicación interna es cada vez más valioso, creo, que aquellas organizaciones que no tengan o desarrollen a tiempo una estrategia y dejen de lado el aporte de la tecnología, tendrán dificultades para sobrevivir, por el simple hecho de no preocuparse del activo más importante de su organización: las personas.
Nota: Este artículo fue publicado originalmente en LinkedIn por Enrique Besa, CEO de Rankmi.
