La gestión del tiempo es fundamental para una empresa, y el área de Recursos Humanos debe prestar mucha atención a este desafío si quiere construir un buen clima organizacional y contribuir con el logro de los objetivos organizacionales, puesto que impacta en el desempeño y productividad de los colaboradores y la empresa.
Es muy conocido el dicho que indica que el tiempo es oro; lo cual puede aplicarse al mundo empresarial en el sentido de que las horas invertidas en una actividad va a tener algún costo para el negocio.
Ante esto, un estudio realizado por PwC Sobre Esperanzas y Temores de la Fuerza Laboral, reveló que el 69% de las horas promedio destinadas a actividades administrativas como envío de correos, reuniones, entre otras, son ineficientes y generan pérdidas de algún tipo si no hay una buena gestión del tiempo.
¿Qué se entiende por la gestión del tiempo en el trabajo?
Cuando hablamos de gestión eficaz del tiempo en el trabajo, no nos referimos al ahorro de tiempo que puede ser, por ejemplo, hacer una tarea en menos horas de las estipuladas.
La gestión del tiempo tiene más relación con las mejores prácticas para optimizar los procesos y mejorar la productividad con el fin de ganar rentabilidad y competitividad.
¿Por qué es importante organizar el tiempo en las organizaciones?
Algo que debemos entender es que el tiempo es limitado, el día tiene 24 horas y una vez que pasan, no se pueden recuperar; por lo tanto, hay que saber gestionarlas, especialmente en las empresas, donde un minuto o dos, puede costar millones; pero, concretamente, ¿qué nos aporta una mejor gestión del tiempo en el trabajo? Algunos beneficios pueden ser:
- Reduce el estrés laboral: porque los empleados se sienten menos agobiados para terminar sus tareas.
- Se incrementa la productividad: al maximizar el tiempo de trabajo, lo que permite hacer más cosas y con mayor calidad.
- Permite un mayor enfoque en las tareas: al estar más enfocados en sus proyectos con una mejor planificación.
- Mejora la toma de decisiones: porque al estar más organizadas las actividades se hace más fácil entenderlas.
- Mejora el clima laboral: al lograr que los equipos de trabajo se alineen más, optimizando las relaciones de trabajo, lo cual mejora la integración y el desempeño.
¿Qué factores hacen ineficiente la gestión del tiempo?
Así como la buena gestión del tiempo trae beneficios, hay ciertas prácticas dentro de los trabajos que deben reducirse, entre ellas:
- La multitarea: está comprobado que el ser humano no puede concentrarse efectivamente en más de una tarea a la vez; por lo que, al hacer multitareas, se pierde concentración y eficiencia.
- Correos y mail diarios: el ver y contestar mails puede quitarnos mucho tiempo; por eso, hay que destinar un momento específico del día para hacerlo.
- Falta de organización personal: no priorizar tareas ni tener una planificación diaria de las actividades, es una forma de perder tiempo.
- Mala gestión de la comunicación interna en la empresa: si la organización no disponibiliza herramientas para facilitar las comunicaciones, se puede perder tiempo en cosas sin importancia.
- Incapacidad para decir que no y delegar: aceptar tareas que no corresponden o querer hacer todo solo, es un arma de doble filo, que jugará en contra de todo el equipo.
- La procrastinación: es común querer posponer tareas que no te gustan, pero dejarlas pendientes puede ser frustrante y hace perder tiempo.
“Reunionitis”, el gran enemigo del tiempo en el trabajo
El mayor ladrón del tiempo en las organizaciones es el exceso de reuniones, hábito que se suele implementar para tener control y mostrar habilidad directiva en la administración del tiempo, pero nada más lejos de la realidad.
Los efectos del exceso de reuniones en la productividad son devastadores. Si cuatro empleados están en una reunión innecesaria de una hora, la compañía, en realidad, está desperdiciando cuatro horas de trabajo.
Según el Foro Económico Mundial, las reuniones desmedidas son el principal obstáculo de la productividad. Esto lo respalda el informe Work Trend Index de 2023 de Microsoft, que deja constancia de un incremento del 252% en el tiempo dedicado a reuniones, y aumento de un 153% en el número de estas por semana, lo que, por supuesto, tiene un efecto negativo en la rentabilidad de las compañías.
Sumado a esto, un estudio realizado por Harvard Business Review, revela que la mayoría de los trabajadores de diversas empresas consideran improductivas hasta el 70% de las reuniones de trabajo convocadas a diario.
¿Cómo enfrentar la “reunionitis” en el trabajo?
Ante estos alarmantes estudios, es natural preguntarse por qué hay tantas reuniones en el trabajo, y la respuesta es simple: un manejo ineficiente del tiempo; pero más importante es averiguar cómo se puede gestionar el tiempo de forma eficiente, sin tantas reuniones, algunas soluciones pueden ser:
- Establecer objetivos claros al convocar una reunión.
- Compartir información clave antes y después de la reunión para optimizar el tiempo.
- Definir a los participantes y convocar solo a aquellos que tienen un rol clave en el tema.
- Respetar los horarios de inicio y fin de las reuniones.
- Elegir un moderador de la reunión para mantener el flujo de comunicación.
- Establecer un límite máximo de reuniones por semana y estimular la comunicación asincrónica y el uso de herramientas tecnológicas como apoyo.
El papel de RRHH en la gestión del tiempo en las empresas
El área de RRHH se encarga de muchas actividades, desde las más administrativas hasta las vinculadas con el desarrollo organizacional, que requieren de una buena planificación, y es aquí donde se ve la importancia del gerente de Recursos Humanos y del área en general en la gestión del tiempo.
La gestión del tiempo es una habilidad esencial para los líderes de HR, quienes, en gran medida, priorizan las tareas claves para el cumplimiento de los objetivos organizacionales y ayudan a otras áreas a administrar sus actividades, facilitándoles herramientas y asesoría sobre metodologías para la gestión del tiempo.
La tecnología y la IA, las aliadas de RR. HH. en la gestión del tiempo
Ante el aumento de la preocupación por la gestión eficiente del tiempo entre los encargados de capital humano, viene al rescate la tecnología, y más específicamente la Inteligencia Artificial Generativa (GenAI, por sus siglas en inglés), que surge como una salvadora para optimizar el tiempo dentro de las empresas.
Tal es el potencial de esta IA, que, según el Informe global sobre el lugar de trabajo de IA, realizado por la compañía Freshworks, gracias a esta herramienta los colaboradores están disminuyendo su carga de trabajo en unas 3 horas y 47 minutos en una semana laboral típica.
“Al liberar casi 24 días hábiles, o un mes de trabajo al año, los empleados pueden asumir otras tareas de mayor valor y con mayor compromiso”, indica el estudio.
Según Freshworks, algunos beneficios que se pueden adquirir con la IA son:
- 52% mejora la productividad.
- 47% el trabajo tiene mayor calidad.
- 34% genera una mayor participación del cliente.
Otras estrategias para administrar y evaluar la gestión del tiempo
Además de apoyarte en la tecnología, es esencial establecer prioridades laborales y metas para gestionar el tiempo en el trabajo. Puedes clasificar las tareas utilizando varios métodos para administrar el tiempo, como pueden ser:
- Análisis ABC: divide las tareas en importantes-urgentes, importantes-no urgentes y no importantes ni urgentes.
- Método POSEC: basado en la pirámide de Maslow, prioriza tareas organizando, racionalizando, economizando y contribuyendo.
- Método Eisenhower: esta matriz de administración del tiempo te permite organizar tareas según su urgencia e importancia.
Sumado a esto, identificar distracciones y utilizar estrategias para aprender organización del tiempo, ayudará a los colaboradores a ser más eficiente, algunas que pueden servir son las siguientes:
- Pareto (80/20): enfoca el 80% de tu tiempo en el 20% del trabajo crucial.
- Pomodoro: trabaja en intervalos de 25 minutos con pausas, mejorando la concentración y productividad.
- Lean Thinking: elimina tareas innecesarias para optimizar los procesos y reducir el desperdicio de tiempo.
- Método Dominó: realiza tareas clave que generan beneficios duraderos, como crear plantillas o agendas.
- Método GTD: recopila, procesa y organiza tareas para ejecutarlas de manera eficiente y sin estrés.
- Tablero Kanban: visualiza el progreso de las tareas usando herramientas como Trello o Monday, dividiendo las actividades en etapas como “por hacer”, “en curso” y “completadas”.
Así como son útiles las estrategias para la gestión del tiempo, también es necesario preocuparse por evaluar qué tan bien se están manejando los procesos y tareas, por medio de tests para evaluar la administración del tiempo.
Estas pruebas permiten examinar qué tan buena es la gestión de tareas dentro de las empresas, ayudando a identificar áreas de mejora, como la planificación y el manejo de distracciones. De esta forma, se pueden implementar estrategias que optimicen el uso del tiempo y mejore la productividad organizacional.
Si estás buscando alguna solución para evaluar tus procesos o el clima organizacional de tu empresa, en Rankmi tenemos la herramienta adecuada para testear el clima, engagement y cultura de tu empresa y ayudarte a construir un negocio alineado con sus objetivos.
