Una de las tareas más desafiantes a las que se enfrentan en su día a día los departamentos de recursos humanos, es la de garantizar la firma de una gran cantidad de documentos y contratos asegurando que se cumplan las regulaciones gubernamentales y todos los requisitos de validez requeridos.
Aunque a simple vista este proceso pudiera parecer sencillo, lo cierto es que si no se gestiona de forma eficiente, la firma de documentos puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza, generando un impacto considerable en las operaciones, la reputación y el negocio de una empresa.
Es por esto que las organizaciones han adoptado el uso de la firma electrónica a través de distintas herramientas y plataformas, con el fin de mejorar la eficiencia de sus tareas de gestión de firma de documentos.
En este artículo, revisaremos los fundamentos legales de la firma electrónica en México, así como los beneficios de su implementación, ofreciendo una guía para aprovechar al máximo esta herramienta.
La firma electrónica y su legislación en México
¿La firma electrónica es legal en México? La respuesta es sí, es legal firmar electrónicamente en México. La validez y los fundamentos legales de la firma electrónica en el país, están regidos por diversas leyes y normativas emitidas por diferentes entidades legales.
Los entes autorizados en México para emitir certificados digitales y realizar actividades relacionadas con la firma electrónica son la Secretaría de Economía, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC), que pueden ser personas morales, instituciones públicas o fedatarios públicos, como notarios o corredores.
Entre las principales leyes y códigos que regulan la firma electrónica o e.firma en el país se encuentran el Código Civil Federal, el Código de Comercio, la Ley de Firma Electrónica Avanzada, así como normas oficiales como la NOM-151-SCFI-2016, que aborda la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos. Estas leyes y normas se publican en el Diario Oficial de la Federación y han sido modificadas en diferentes momentos.
De acuerdo con lo establecido por la legislación, existen dos tipos de firma electrónica en México: la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada o fiable.
- La firma electrónica simple se basa en el intercambio de claves y contraseñas entre las partes.
- La firma electrónica avanzada es un conjunto de datos electrónicos que utiliza un certificado de firma emitido por un prestador de servicios, para identificar al firmante de manera personal, garantizando la integridad del documento.
¿Qué efectos legales tiene la firma electrónica?
En México, la validez jurídica de la firma electrónica es igual que la de la firma autógrafa. Esto significa que se le considera una firma con valor legal y vinculante, y se presume verdadera. Por lo tanto, quien cuestione la autenticidad de la firma, deberá presentar pruebas.
La firma electrónica se puede aplicar en diversos ámbitos, como:
- Materia civil y mercantil.
- Materia laboral.
- Trámites fiscales.
- Juicio de amparo.
- Juicios administrativos.
- Industria Fintech.
- Casas de Bolsa.
- Fondos de Inversión.
- Registro de títulos profesionales ante la Secretaría de Educación Pública (SEP).
Beneficios de la firma electrónica en México
En México, la firma de documentos digitales es una práctica ampliamente extendida en muchos sectores cuyos beneficios están más que probados. Este mecanismo tecnológico está conformado por un archivo único y protegido que garantiza de forma segura la identidad de las personas involucradas.
En los últimos años, gracias a las características de la firma electrónica, su uso ha ganado terreno para realizar trámites y servicios de manera eficiente y segura en diversas dependencias gubernamentales, entidades federativas, municipios y en el sector privado.
En cuanto al ámbito organizacional, ha demostrado ser una herramienta invaluable para mejorar la gestión de documentos al permitir la recolección de firmas seguras en menor tiempo, optimizando los procesos internos y reduciendo costos operativos.
Además, su disponibilidad las 24 horas del día durante todo el año y la eliminación de papel, reduciendo el tiempo dedicado a la impresión, escaneo y envío de documentos físicos, contribuyen a una operación más ágil y sostenible, evitando gastos innecesarios.
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