Los departamentos y áreas encargadas de Recursos Humanos tienen claro que las cotizaciones previsionales son un punto delicado a la hora de procesar las remuneraciones de los colaboradores porque la mala gestión de estas puede traer serios problemas a sus empresas.
Entre las consecuencias que puede acarrear para una compañía el manejo inadecuado de las cotizaciones están multas, acciones legales, entre otros. Por eso, hemos preparado esta guía con los puntos claves que todo encargado de Recursos Humanos debe conocer para realizar una administración de las cotizaciones previsionales sin errores.
Estas contribuciones, de tipo obligatorias, se pagan al sistema de seguridad social para asegurar la jubilación y la protección en materia de salud.
Se podría decir que es un mecanismo de protección social diseñado para proveer ingresos a las personas que, por edad avanzada, discapacidad o fallecimiento, no pueden autogenerar ingresos para ellos y sus familias.
Sobre quién paga las imposiciones, la Ley del Trabajo Vigente en Chile sostiene que una parte del sueldo del empleado debe estar destinado para este fin, de modo que un porcentaje del monto lo pone el trabajador y el otro el empleador.
Según la legislación previsional que se encuentra vigente en el país actualmente, el trabajador es quien se afilia al sistema de previsión por medio de una AFP (Administradora de Fondos de Pensión); en el caso de salud a través de una Isapre (Instituciones de Salud Previsional), por la parte privada; o Fonasa (Fondo Nacional de Salud), por la pública.
No obstante, es la empresa quien debe descontar los porcentajes de cotización del sueldo bruto del empleado, como sigue:
Estos serían los porcentajes que las áreas de RRHH deben tener presente a la hora de hacer el cálculo de cotizaciones previsionales para trabajadores dependientes, de manera de cumplir con los reglamentos vigentes; asimismo también hay unas fechas que no hay que olvidar para estar al día y que te las mencionaremos más adelante.
La dirección del Trabajo en Chile indica que se necesita un número de cotizaciones para que un empleado adquiriera ciertos derechos como licencias, vacaciones, indemnización por años de servicio, gratificaciones, entre otros; esto debido a que se relacionan con la antigüedad laboral y el pago continuo de las cotizaciones. Algunos de estos derechos son:
Además del pago de sueldo cada 30 días, las fechas importantes a considerar por el empleador, cuando se trata de obligaciones Laborales y Previsionales en Chile, son las siguientes, en orden cronológico:
En cuanto a cuándo se pagan las imposiciones correspondientes a las cotizaciones previsionales, la ley establece que, para trabajadores dependientes, se deben pagar los primeros 10 días posteriores al mes que se devengaron las remuneraciones.
Este plazo se puede extender hasta 13 días, si las cotizaciones se cancelan por un medio electrónico. Por otro lado, si el trabajador es independiente, se deben pagar hasta el último día del mes calendario siguiente al que se devengaron las rentas imponibles, sin importar medio de pago.
Los encargados de capital humano que deben administrar el pago de las nóminas tienen varias opciones para ponerse al día con las cotizaciones previsionales, ya sea en un establecimiento o de manera virtual.
La Superintendencia de Pensiones (SP) sugiere hacer estos pagos directamente en las agencias de las administradoras de fondos de pensiones (AFP) o en los bancos, instituciones financieras o cajas de compensación que estén en convenio con las administradoras.
Si se desea hacerlo virtual, la SP también aconseja PreviRed o el Servicio de Declaración y Recaudación de Cotizaciones Online. Se puede pagar Fonasa por PreviRed, así como Isapre, AFP, Cajas de Compensación, entre otras.
A través del servicio, PreviRed, certificado cotizaciones, las empresas podrán obtener el certificado de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales (F30-1), que constata que se está al día con las obligaciones laborales y previsionales que tienen con sus trabajadores y trabajadoras, incluso las indemnizaciones legales asociadas al término de la relación laboral.
Igualmente, encontramos los software de cotizaciones, tecnología que ayuda a centralizar toda la información y procesos en una sola plataforma, aligerando el trabajo de los encargados de nómina y haciendo el proceso más rápido.
Organismos como la Superintendencia de Seguridad Social reiteran la obligatoriedad del empleador a pagar las cotizaciones previsionales de sus trabajadores en el plazo establecido, y si estos no cumplen, pueden arriesgarse a estas sanciones:
Si el empleador quiere regularizar y ponerse al día con las cotizaciones, puede hacerlo de dos maneras:
Para calcular cotizaciones previsionales atrasadas, se incluye el monto adeudado por la cotización, además de intereses y multas por el atraso. Para dicho cálculo se consideran estos puntos:
Hay otros puntos a tener presentes para el cálculo de cotizaciones atrasadas como los reajustes según la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC).
Esta información podría resultar abrumadora para los encargados de las remuneraciones en las empresas; razón por la que recomendamos realizar estos procesos por medio de servicios como los que presta Rankmi, con alternativas como la plataforma de Remuneraciones, la más completa y segura, que se adapta a cualquier industria y tamaño de empresa.