Para definir e instalar un plan de acción que recoja los resultados de la encuesta de clima laboral, es fundamental que establezcas los mecanismos para realizar su seguimiento, de lo contrario corres el peligro de que los acuerdos queden en el olvido.
Te presentamos 5 estrategias efectivas para que el área de Recursos Humanos lidere el monitoreo de estos compromisos y sus avances.
Detrás de una encuesta de clima laboral hay un largo proceso que involucra la capacitación del área de Recursos Humanos, la definición de objetivos, el diseño de los ítems, la logística que implica llevarla a cabo, así como analizar y comunicar los resultados.
Cuando se emprende esta tarea es porque detrás de ella hay interés por mejorar el ambiente laboral dentro de una empresa. Por lo tanto, es importante que tengas claro que el tiempo y la energía invertidos en este proceso alcanzan su máximo sentido cuando surgen planes de acción a partir de la información obtenida.
Como bien sabes, un plan de acción debe definir en qué niveles la empresa aplica el conocimiento que generó el sondeo y propone resultados medibles. Para que esto suceda es fundamental que las diferentes áreas de la compañía se comprometan en la implementación de las tareas y que haya mecanismos para seguir la evolución del plan.
A continuación, te explicamos cómo seguir eficientemente su cumplimiento.
5 estrategias para monitorear un plan de acción
El seguimiento es una herramienta de gestión muy concreta: es para cerciorarse de que los compromisos asumidos son respetados. Por eso es importante que adoptes medidas para evitar que los acuerdos no se queden en el tintero.
Para ello, te recomendamos adaptar parte de la metodología de la gestión del cambio del reconocido autor especialista en liderazgo John P. Kotter, que recoge la revista Estrategia Magazine. Si bien este modelo está compuesto de ocho fases, es posible desprender las siguientes estrategias, así que toma nota:
1. Involucra al máximo a tu Gerente General o CEO
Si el área de gestión de personas logra involucrar al máximo a su mayor representante en el tema de clima laboral, tendrás la mitad del camino recorrido.
Este máximo ejecutivo es la cara más reconocida de la organización, por lo tanto, si le convences de la importancia de este proceso para su gestión y, en consecuencia, el líder hace reuniones del tema, convoca a la participación de los planes de acción, visita a las diferentes áreas consultando sobre sus avances, y genera nuevas ideas para mejorar los puntos más bajos de la encuesta.
Ten por seguro que la organización tomará este sondeo mucho más en serio y lo verá con mayor urgencia.
Además, matas 2 pájaros de un tiro: le das peso al clima laboral como un recurso táctico y posicionas la gestión de personas a un nivel más estratégico.
2. Establece un equipo de trabajo específico
Conforma una comisión o equipo de clima laboral que esté integrado por representantes de cada área. La idea es que este grupo se reúna y comparta sus visiones sobre el ambiente que hay en su ámbito.
Aprovecha esta convergencia de perfiles distintos para incentivar el intercambio de propuestas que sirvan para mejorar el clima.
En estas reuniones es importante que los representantes notifiquen los avances por área y hagan retroalimentación con sus propios equipos de trabajo.
En este aspecto, cabe resaltar la importancia del “team building o construcción de equipos”, que, según la revista de la Universidad Internacional de La Rioja, es en sí misma una manera de elevar la productividad y mejorar el clima laboral.
Ahora bien, es clave el rol del área de Recursos Humanos como mediador de estos encuentros y orientador a cargo de alinear los objetivos del grupo con las metas de los planes de acción propuestos.
3. Monitorea con encuestas de pulso
Estas son encuestas rápidas que puedes realizar con una periodicidad programada, por ejemplo, al final de cada mes. Este tipo de herramientas permite obtener feedback de los colaboradores acerca de algún aspecto específico relacionado con el desarrollo del plan de acción y con los resultados percibidos.
4. Automatiza el seguimiento
Actualmente, los softwares de gestión clima laboral permiten hacer seguimiento automatizado de planes de acción. Con estos instrumentos puedes:
- Asignar responsables y colaboradores para la ejecución de tareas.
- Acceder a materiales de apoyo elaborados por psicólogos organizacionales.
- Abrir perfiles para que cada persona pueda actualizar el cumplimiento de sus tareas.
- Monitorear los avances de cada área.
- Definir fechas de revisión.
5. Comunica el cambio
Las cuatro estrategias anteriores te ayudan a realizar una quinta medida, que es igual de importante: comunicar la visión del cambio. Esta difusión debe ser sencilla, directa, transparente y transversal a toda la organización; debes asegurarte de que los participantes manejen la misma información.
¿Cómo contribuye RR.HH. al seguimiento de un plan de acción?
Recursos Humanos vela por la consolidación y seguimiento de los cambios propuestos tras el diagnóstico hecho con la encuesta de clima laboral.
Así, tu área es responsable de presentar estos avances a la alta dirección de la organización y a la plana de trabajadores por igual, asegurando que lo acordado no quede en el olvido y reafirmando el valor que aporta la encuesta de clima laboral al negocio.
En definitiva, dado que su rol es mejorar la satisfacción de los colaboradores y contribuir a la productividad de la empresa, esta división debe orientar las políticas a resultados concretos, como indica la empresa de reclutamiento y selección Ascendo. Es decir, conseguir que estos planes se traduzcan en acciones que mejoren ambos indicadores.
Conclusión
Por lo general, diseñar y aplicar una encuesta de clima laboral para definir planes de acción que ayuden a mejorar en el ambiente de trabajo requiere de mucho trabajo.
Evita que todo este esfuerzo quede en un mero diagnóstico, haciendo un seguimiento constante de estos compromisos. Lo conseguirás si sigues estas cinco estrategias:
- Involucrar al máximo líder.
- Formar un equipo encargado de velar por el clima laboral.
- Monitorear el avance periódicamente.
- Automatizar el seguimiento.
- Comunicar el cambio eficientemente.
A la vez que pones estas medidas en práctica, en paralelo preocúpate de que cada uno de sus resultados contribuya a alimentar la cultura organizacional. Es decir, articular los nuevos comportamientos que estas iniciativas generan con el concepto de éxito que la empresa ambiciona.
