Guía:
El antes, durante y después de una encuesta de clima laboral

La información obtenida de una encuesta de clima laboral bien ejecutada es fundamental para entender el ambiente dentro de la empresa, tomar decisiones que mejoren la percepción de los empleados y optimizar su rendimiento.

¿Realmente es efectiva la encuesta de clima laboral?

Los números hablan por sí solos.

De acuerdo con datos de Salesforce, los empleados que se sienten escuchados por su empresa tienen 4.6 veces más probabilidades de estar motivados para dar lo mejor de sí.

La encuesta de clima laboral es una herramienta eficaz para conocer la opinión de los colaboradores.

No obstante, para que funcione, es crucial que la información recopilada se traduzca en acciones concretas. Esto es menos frecuente de lo que parece, ya que el portal Office Vibe indica que el 52% de los líderes revisan las encuestas, pero no actúan en consecuencia.

Por lo tanto, el éxito de esta herramienta radica en el uso que se le dé a los datos obtenidos.

Al diseñar y aplicar una encuesta de clima laboral, es esencial tener en cuenta ciertos factores clave, como:

• Que sea clara y breve.
• Que incluya preguntas cuantitativas y cualitativas.
• Que los empleados comprendan el propósito de la encuesta.

Además, te compartimos algunas claves para que asegures el éxito en la elaboración y ejecución de esta herramienta.

Cómo diseñar y administrar una encuesta de clima laboral

Separamos estos consejos en dos aspectos: diseño y administración.

Diseño de la encuesta laboral

1. Define objetivos claros

La primera decisión a tomar es: ¿para qué haces la encuesta? La respuesta puede ser desde explicar cómo perciben los colaboradores el liderazgo, cómo se sienten con la carga de trabajo, hasta qué tipo de cambios urgen en las instalaciones. Lo importante es definir los límites.

Según explica la empresa de servicios laborales Edenred, al definir los objetivos conocerás el tipo de encuesta que debes diseñar. Por los temas que abordan las preguntas, tu encuesta podría medir aspectos de la satisfacción y bienestar de los empleados o bien, la percepción que tienen de las políticas de compensaciones de tu compañía.

2. No preguntes cosas que no esperas intervenir

Inevitablemente, una encuesta de clima genera expectativas en quienes la contestan. Si permites que las personas expresen su descontento sobre alguna situación, asumirán que la empresa trabajará en mejorarla.

Pregunta solo aspectos que podrás mejorar, de lo contrario pueden suceder dos cosas:

• Aumenta el descontento entre los colaboradores al ver que sus expectativas no fueron cumplidas.
• Los trabajadores dejan de tomar en serio la herramienta al ver que su aplicación no genera cambios.

De hecho, es por este motivo que el 29% de los empleados y los jefes piensa que las encuestas de clima laboral no tienen sentido, según cifras de un estudio del portal de contenidos laborales Office Vibe.

Por ejemplo, una pregunta que incluya la afirmación “creo que mis remuneraciones son apropiadas”, en general es mal valorada, ya que genera la expectativa de que los sueldos podrían mejorar. Si estos suben, no hay problema, pero es frecuente que haya restricciones y procedimientos que dificulten un alza de salario si no hay un plan que respalde esta acción.

3. Asegúrate de que las preguntas sean claras

Es muy común encontrar encuestas de clima que tienen preguntas escritas en un lenguaje difícil. Si el cuestionario es muy complejo o hace referencia a conceptos que las personas desconocen, la información que obtendrás será de muy baja calidad.

Por ejemplo, un ítem como “trabajo en un lugar psicológicamente seguro” es difícil ya que el término "seguridad psicológica" es desconocido para la gran mayoría de las personas que no trabaja en recursos humanos.

En este caso, la interpretación de la pregunta será diferente en cada persona, y la data que obtengas no reflejará la realidad.

Una forma más clara de decir lo mismo es: "En mi equipo siempre soy tratado con respeto".

4. Usa las preguntas abiertas y las inversas con precaución

Aunque los trabajadores contestan la encuesta en horario laboral, lo hacen rápidamente. Esto hace que no se fijen muy bien en la direccionalidad de las preguntas.

Si aplicas preguntas inversas (aquellas que suelen contradecir lo que se ha declarado en un ítem anterior), asegúrate de que el cambio de ritmo sea percibido por tus colaboradores.

Usa instrucciones especiales o haz un quiebre claro en el sondeo; si la encuesta fuera una novela, se indicaría un cambio de capítulo.

Por otro lado, las preguntas abiertas son una instancia muy valiosa para enterarse de los temas que no pudiste preguntar. Sin embargo, sus respuestas son las más difíciles de analizar y toman más tiempo en ser procesadas, dice el portal de encuestas Trendnova. Por eso, te aconsejamos elegir pocas preguntas abiertas (una al final, si es posible).

5. Emplea respuestas a escala

Las respuestas a escala son muy útiles a la hora de medir los resultados. Intenta trabajar con el mismo tipo de parámetros durante todo el sondeo; proponer demasiadas escalas diferentes suele confundir a los participantes.

El portal de encuestas de recursos humanos HR-Survey propone 5 tipos de parámetros:

• Totalmente de acuerdo, de acuerdo, no opina, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo.
• Excelente, bien, justo, pobre.
• Todo el tiempo, la mayoría del tiempo, algunas veces, casi nunca, nunca.
• Muy satisfecho, satisfecho, sin opinión, insatisfecho, muy insatisfecho.
• En grado muy alto, en grado mayor, en algún grado, en grado menor, en ningún grado.

6. Mantén el interés de tu audiencia

Las encuestas que funcionan mejor son breves y concretas. Te recomendamos que el número de preguntas sea menor de 40, y que las preguntas sean claras y pertinentes, así los participantes seguirán atentos y generarán mejor información. 

Administración de la encuesta de clima laboral

7. Prepara al equipo de RR.HH.

Recursos Humanos es el mediador entre la dirección, los accionistas y los empleados, en palabras de la consultora Effectory.

El equipo de gestión de personas está a cargo de diseñar e implementar la encuesta y de comunicar los resultados tanto a la dirección como a los participantes. Al tener los resultados, debe también asegurarse de que se establezcan planes de acción medibles.

Esta medición del clima laboral es parte del núcleo de las estrategias que realiza el área de desarrollo organizacional, afirma la empresa de software de gestión de talento CIPHR.

Te aconsejamos que hagas pruebas con un número reducido de participantes, una especie de versión beta del instrumento, para probar cómo rinde el equipo de recursos humanos y ajustar la aplicación del sondeo antes de la versión final.

8. Establece una periodicidad

Ya que conoces cómo funciona el calendario anual de la empresa, trata de encontrar los momentos adecuados para implementar la encuesta y, en la medida posible, regulariza estos periodos.

Para determinar cuáles son los mejores momentos toma en cuenta cuando es mejor no hacerlas. Según la consultora Grupo P&A, las temporadas de mayor actividad y las que siguen después de una etapa vacacional no son adecuadas.

9. Motiva a los participantes

Una encuesta que no genera planes de acción nunca es positiva. Para que el empleo del sondeo sea efectivo, mantén una comunicación abierta y transparente respecto a los objetivos conseguidos en versiones anteriores.

Además, una buena práctica para lograr que los colaboradores se motiven e involucren es publicar los grados de participación por departamento, pues esto propicia un ambiente de sana competencia entre las personas.

Otra buena práctica es garantizar la privacidad de los participantes y explicar cómo funciona esta protección.

En resumen, para que una encuesta de clima laboral sea efectiva es muy importante que el equipo de Recursos Humanos:

• Establezca los objetivos de la misma.
• Comunique a los involucrados la importancia que tiene su participación.
• Diseñe el tipo de preguntas de manera tal que mantenga a los participantes interesados.
• Comunicar los resultados obtenidos así como los planes de acción que derivan de ellos.

Revisa una selección de aquellas interrogantes que son esenciales de preguntar en un cuestionario que mida el clima de tu organización.

Hoy en día las encuestas de clima laboral tienen un papel importante como herramientas de diagnóstico tanto para las áreas de gestión de personas como para los líderes de una organización.

Al medir tu empresa de esta forma ten en cuenta que hay una multiplicidad de factores que determinan los resultados que estos sondeos son capaces de arrojar. Por ejemplo:

• Relaciones interpersonales
• Comodidad de las instalaciones.
• Situación económica de los trabajadores.

Hay momentos más y menos propicios para aplicar la encuesta; no es lo mismo hacerlo en medio de un cambio operativo importante que al fin o inicio de un nuevo año.

Junto con ello, comprenderás que es indispensable afinar el tipo de preguntas en el cuestionario para obtener la información más relevante.

Cada una de estas preguntas representa un aspecto general relacionado con las nueve dimensiones atribuidas al modelo de clima laboral de Litwin & Stringer, según este análisis de la Universidad ESAN en Perú.

Este artículo sobre el cuestionario de Litwin y Stringer publicado en la Revista de Trabajo Social de la Universidad Católica te permite conocer en específico las preguntas empleadas en este modelo tan aplicado.

1. ¿Tengo claro lo que se espera de mi trabajo?

Esta pregunta se relaciona con la primera dimensión de Litwin y Stringer: la estructura de la organización. Muchas veces los empleados no conocen cabalmente qué se espera de ellos y cómo es medido su rendimiento.

El objetivo es identificar cuál es la percepción del empleado en relación con la planificación de las tareas que realiza y la estructura organizacional que la ordena.

2. ¿Creo que tengo oportunidades para crecer profesionalmente en esta empresa?

Las oportunidades reales de crecimiento en el interior de una organización son un factor importante en la productividad de un equipo de trabajo, pues estimulan la motivación y el compromiso entre los empleados.

De acuerdo con la encuesta Gallup Q12, recogida y publicada por la revista online RRHH Digital, es uno de los 12 aspectos a tener en cuenta para medir el nivel de compromiso de un empleado con su empresa.

3. ¿Mi supervisor o jefe directo es justo en sus decisiones?

Conocer cuál es la opinión que tiene un empleado sobre su jefe directo se logra mediante preguntas que tienen como objetivo descubrir qué piensan de su competencia para liderar, su forma de tomar decisiones y su interés con relación a las acciones y las propuestas de los integrantes de su equipo.

4. ¿He tenido oportunidad de innovar en mi trabajo?

En esta dimensión se miden las oportunidades que los empleados tienen para generar ideas o acciones basándose en sus conocimientos y sus intereses.

En este ámbito, es importante identificar si los miembros de tu organización sienten que pueden actuar con autonomía para hacer propuestas y resolver desafíos (dimensión de responsabilidad de Litwin y Stringer).

Según el informe “Medición Engagement Chile 2017”, elaborado por Equipo Innovum Fundación Chile, algunos de los aspectos que mejoran el engagement o compromiso de los trabajadores están relacionados con el optimismo, la autonomía y la autoeficacia.

5. ¿He encontrado amigos en esta empresa?

Esta dimensión está directamente vinculada con la calidez y la cordialidad entre las personas que trabajan en una empresa.

El objetivo es medir cómo son las relaciones interpersonales entre los miembros de un equipo y, también, ofrecer datos sobre cómo se percibe la comunicación entre las áreas directivas y los empleados.

6. ¿Mi esfuerzo ha tenido retribuciones justas?

La retribución monetaria es relevante pero no es la única que importa al momento de medir el clima laboral. Esto es lo que aborda la dimensión de la recompensa del modelo de Litwin y Stringer.

De hecho, según la consultora multinacional Randstad, aspectos como la flexibilidad, la generación de incentivos y el fomento del balance entre vida laboral y familiar contribuyen a mejorar los niveles de satisfacción laboral de los empleados.

7. ¿Los objetivos de mi empresa reflejan mis intereses?

Esto tiene relación con la novena dimensión de Litwin y Stringer: identidad. El grado de identificación de un empleado con la empresa para la que trabaja es fundamental; a mayor afinidad y pertenencia, más vigor y compromiso para alcanzar resultados.

Además, si existe la percepción de que el equipo ofrece lo mejor de sí para alcanzar objetivos comunes, los efectos en la productividad aumentan. 

8. ¿Me siento bien en mi trabajo?

De acuerdo con el estudio “The Future is Here: Evolved Benefits…with Purpose”, elaborado por la consultora Willis Towers Watson, el bienestar en el trabajo es crucial para la satisfacción de los empleados.

Cuando nos referimos a este aspecto, no estamos hablando únicamente de cuál es la percepción que se tiene respecto a la comodidad de las instalaciones, sino de la sensación de formar parte de una organización que promueve estilos de vida saludables.

9. ¿Me gusta mi trabajo?

Esta pregunta recopila de manera general qué tan contento está un empleado con su trabajo. Por otro lado, también puede elaborarse de tal manera que se conozca cómo siente una persona su relación con la empresa donde trabaja, así como sus expectativas a futuro.

En resumen, una encuesta de clima laboral debe contar con las preguntas que te permitan medir el grado de satisfacción de tu equipo de trabajo con relación a factores como el crecimiento interno, liderazgo, identidad, calidad de las relaciones y percepción de la operatividad, entre otros.

Al aplicarla, obtendrás indicadores para elaborar los planes de acción adecuados y que mejoren el bienestar del equipo, incrementando con ello la productividad y la eficiencia de tu empresa.

Otro aspecto importante al medir clima es que siempre es necesario hacerse cargo de la realidad de la empresa en la que se aplica y, en relación con esto, hacer encuestas que se expresen de la misma manera en que las personas se expresan en la organización. Mientras más simple es la forma en que se pregunta, mejor es la calidad del dato recibido, ya que existe una mayor comprensión del ítem.

Además, siempre es relevante ser cuidadoso en la creación de las preguntas; uno de los grandes defectos de los instrumentos de clima es hacer preguntas sobre las cuales no se puede accionar o simplemente no hay presupuesto para cambiar. Hay que ser muy cuidadoso con levantar expectativas en los colaboradores y luego no tener forma de hacerse cargo de aquello, este es uno de los aspectos que lapida las encuesta de clima.

Ordenar y presentar los resultados de la encuesta de clima laboral a los participantes es una parte fundamental del proceso de mejora del ambiente de tu organización.

Primera mitad

1. Agradecer

Sí, este es un paso crucial previo a la presentación del informe.

Una encuesta no puede ser aplicada sin todas las personas que se involucran en ella; la dirección, jefes de área, colaboradores y el área de Recursos Humanos o gestión de personas.

Por eso, poco tiempo después de haber terminado el proceso, comunica un mensaje de agradecimiento para todos ellos. Aprovecha el mensaje para hacerles saber que habrá acciones y que habrá más información más adelante.

2. Recordar los objetivos de la encuesta

Seguramente, al aplicarla, habrás explicado por qué esta encuesta de clima laboral es necesaria. Sin embargo, siendo realistas, probablemente, cuando el informe llegue muchas personas habrán olvidado estos puntos.

En cualquier caso, esta es una información para poner los resultados en contexto así que asegúrate de que sea clara y concisa.

3. Informa los índices de participación

Si bien una encuesta de clima laboral debe ser contestada voluntariamente, no está de más presentar cuál fue la población que participó.

El sitio de software de presentaciones Slidesfy aconseja que utilices distintos tipos de gráficos para representar los niveles de participación según las categorías que usas en tu análisis.

4. Resumir lo hecho hasta el momento

En esta fase debes explicar los resultados de encuestas anteriores; un diagnóstico positivo previo, así como las actividades, resultados, planes de trabajo a largo plazo que surgieron de estos sondeos.

Si es la primera vez que haces una encuesta de clima, menciona los beneficios que se podrían sacar de este proceso, contar las buenas prácticas de otras empresas, entre otros recursos de motivación.

Segunda etapa

5. Muestra los resultados generales del análisis

Aunque un informe general no tiene que justificar ante todos las conclusiones que plantea, no está de más que ofrezcas una sencilla explicación sobre cómo usaste la data recibida.

Además, utiliza aquella información que es verdaderamente “significativa”. Esto en el lenguaje de la estadística —aclara el portal especializado Survey Monkey— quiere decir “evaluación de la exactitud”, es decir, usa la data que tenga un mayor número de representatividad de tu población y que el tamaño de tu muestra sea adecuado.

6. Destaca lo mejor y peor evaluado

Establece un ranking de los datos que tienen mejor percepción entre los participantes y otro de las áreas de oportunidad de mejora, según recomienda la plataforma de gestión de personas Integratec.

De esta forma, posicionas en las mentes de los integrantes de la organización sus fortalezas y desafíos por encarar en corto plazo. Este conocimiento nutre el clima laboral y genera el sentido de que hay trabajo en equipo.

Tercera parte

7. Establece prioridades

Este es el punto que contesta a la pregunta que casi todos los participantes de la encuesta se hacen antes de contestar: “¿para qué sirve todo esto?”.

La prioridad definida señala la orientación del plan de acción a seguir. Su realización debe ser compromiso de todos (directivos, jefes de área, empleados en general), propone la consultora CustomInsight.

De cualquier forma, las acciones deben ser medibles y trazables en el tiempo.

Al momento de decidir cómo presentar tu informe, piensa primero en tus destinatarios; su nivel de manejo de las tecnologías y tiempo disponible son aspectos que debes evaluar al diseñar tu presentación.

De acuerdo con el portal Emprendedores, si se trata de un informe general, un documento en Word o PDF puede funcionar, mientras que una presentación en Power Point es útil en una reunión ejecutiva con la alta dirección.

En esta fase, es importante que también hagas un resumen de lo bueno hasta el momento, lo que está por venir, y dejar invitados a los partícipes —liderazgo y colaboradores— a tener un rol activo en el cumplimiento de las metas.

Al momento de presentar los resultados de una encuesta de clima laboral, enfócate en tu audiencia. No necesitas presentar toda la información; ofrece la de mejor calidad y la más valiosa para la empresa.

Son muchas las formas en que puedes aplicar los resultados de la encuesta de clima laboral.

Cuando aplicas una encuesta de clima laboral, obtienes información clave para generar estrategias que mejoren la percepción de tus colaboradores respecto de la empresa.

Sin embargo, su aplicación y uso también representa un gran desafío: ¿Cómo descifrar y utilizar esa data a tu favor?

Dado que la dirección de la empresa hará uso final de los resultados de esta medición, tanto la calidad como la claridad de la información ofrecida son igualmente importantes.

El diseño y aplicación de las estrategias más adecuadas para mejorar el desempeño de la compañía sobre la base de esta información debe considerar estos 5 aspectos:

1. Hacer una evaluación crítica

Una buena encuesta debe cumplir con un nivel de calidad para que sus resultados sean confiables. Por ejemplo, las preguntas deben dar espacio a la diferencia de opiniones, pues cuando todos están de acuerdo con algo significa que ese conocimiento ya es obvio y no se necesita una encuesta para descubrirlo.

2. Que el reporte sea fácil de leer

La visualización es clave para comunicar los resultados de la encuesta. El lenguaje empleado y el diseño deben permitir descubrir el panorama de la organización desde lo general a lo particular.

3. Comunicar los resultados abiertamente

¿Cómo presentar los resultados, independientemente de si son negativos o positivos? Esta es una preocupación para quienes elaboran y aplican estas encuestas. Por ende, la comunicación tiene que ser ágil y práctica.

El mensaje también debe ser transparente, directo y franco. La sinceridad incrementa la confianza y el compromiso entre los miembros de equipo, afirma la consultora de gestión de personas ABComunicaciones.

4. Invitar al análisis

El reporte debe ser comunicado de tal manera que el líder de la empresa pueda obtener, de un solo vistazo, el panorama general de la organización.

Además, la narrativa debe permitir que el interés generado se mantenga, ayude a relacionar una información con otra y ponga los indicadores a la mano, para que la dirección genere conocimiento nuevo.

Esto es posible cuando la comunicación invita a la jefatura a seguir indagando y a seguir haciendo preguntas que encuentren respuestas con la data obtenida.

5. Generar planes de acción

Son el objetivo final. A través de estas estrategias se determina qué se hace con los resultados y en qué nivel. A su vez, los resultados ofrecidos por los planes de acción tienen que ser medibles.

Al aplicarlos, establece un periodo de realización y dale seguimiento, ya que el principal enemigo en una encuesta es el olvido.

Si no realizas acciones después de aplicar una encuesta de clima laboral, podría surgir entre los colaboradores la sensación de que estos cuestionarios solo les hacen perder el tiempo.

Afortunadamente, hoy es posible automatizar el seguimiento de los planes de acción a través de softwares de gestión especialmente diseñados para ello.

En resumen, la eficacia de una encuesta de clima laboral está en su capacidad de ofrecer información para generar acción.

Es gracias a la calidad de la data y a su efectiva comunicación que es posible establecer criterios para diseñar y aplicar los planes de acción adecuados.

Por ende, asegúrate de que la información sea ágil, práctica y sincera al momento de dar a conocer estos resultados.

Los planes de acción que sigan a la presentación de los resultados también deben ser igual de fáciles de comprender y aplicar.

Para definir e instalar un plan de acción que recoja los resultados de la encuesta de clima laboral, es fundamental que establezcas los mecanismos para realizar su seguimiento, de lo contrario corres el peligro de que los acuerdos queden en el olvido.

Detrás de una encuesta de clima laboral hay un largo proceso que involucra la capacitación del área de Recursos Humanos, la definición de objetivos, el diseño de los ítems, la logística que implica llevarla a cabo, así como analizar y comunicar los resultados.

Cuando se emprende esta tarea es porque detrás de ella hay interés por mejorar el ambiente laboral dentro de una empresa.

Por lo tanto, es importante que tengas claro que el tiempo y la energía invertidos en este proceso alcanzan su máximo sentido cuando surgen planes de acción a partir de la información obtenida.

Como bien sabes, un plan de acción debe definir en qué niveles la empresa aplica el conocimiento que generó el sondeo y propone resultados medibles. Para que esto suceda es fundamental que las diferentes áreas de la compañía se comprometan en la implementación de las tareas y que haya mecanismos para seguir la evolución del plan.

El seguimiento es una herramienta de gestión muy concreta: es para cerciorarse de que los compromisos asumidos son respetados. Por eso es importante que adoptes medidas para evitar que los acuerdos no se queden en el tintero.

Para ello, te recomendamos adaptar parte de la metodología de la gestión del cambio del reconocido autor especialista en liderazgo John P. Kotter, que recoge la revista Estrategia Magazine. Si bien este modelo está compuesto de ocho fases, es posible desprender las siguientes estrategias, así que toma nota:

1. Involucra al máximo a tu Gerente General o CEO

Si el área de gestión de personas logra involucrar al máximo a su mayor representante en el tema de clima laboral, tendrás la mitad del camino recorrido.

Este máximo ejecutivo es la cara más reconocida de la organización.

Por lo tanto, si le convences de la importancia de este proceso para su gestión y en consecuencia el líder hace reuniones del tema, convoca a la participación de los planes de acción, visita a las diferentes áreas consultando sobre sus avances, y genera nuevas ideas para mejorar los puntos más bajos de la encuesta, ten por seguro que la organización tomará este sondeo mucho más en serio y lo verá con mayor urgencia.

Además, matas 2 pájaros de un tiro: le das peso al clima laboral como un recurso táctico y posicionas la gestión de personas a un nivel más estratégico.

2. Establece un equipo de trabajo específico

Conforma una comisión o equipo de clima laboral que esté integrado por representantes de cada área. La idea es que este grupo se reúna y comparta sus visiones sobre el ambiente que hay en su equipo.

Aprovecha esta convergencia de perfiles distintos para incentivar el intercambio de propuestas que sirvan para mejorar el clima.

En estas reuniones es importante que los representantes notifiquen los avances por área y hagan retroalimentación con sus propios equipos de trabajo.

En este aspecto, cabe resaltar la importancia del “team building o construcción de equipos”, que, según la revista de la Universidad Internacional de La Rioja, es en sí misma una manera de elevar la productividad y mejorar el clima laboral.

Ahora bien, es clave el rol del área de Recursos Humanos como mediador de estos encuentros y orientador a cargo de alinear los objetivos del grupo con las metas de los planes de acción propuestos.

3. Monitorea con encuestas de pulso

Estas son encuestas rápidas que puedes realizar con una periodicidad programada, por ejemplo, al final de cada mes. Este tipo de herramientas permite obtener feedback de los colaboradores acerca de algún aspecto específico relacionado con el desarrollo del plan de acción y con los resultados percibidos.

4. Automatiza el seguimiento

Actualmente, los software de gestión clima laboral permiten hacer seguimiento automatizado de planes de acción. Con estos instrumentos puedes:

• Asignar responsables y colaboradores para la ejecución de tareas.
• Acceder a materiales de apoyo elaborados por psicólogos organizacionales.
• Abrir perfiles para que cada persona pueda actualizar el cumplimiento de sus tareas.
• Monitorear los avances de cada área.
• Definir fechas de revisión. 

5. Comunica el cambio

Las cuatro estrategias anteriores te ayudan a realizar una quinta medida, que es igual de importante: comunicar la visión del cambio. Esta difusión debe ser sencilla, directa, transparente y transversal a toda la organización; debes asegurarte de que los participantes manejen la misma información.

Recursos Humanos vela por la consolidación y seguimiento de los cambios propuestos tras el diagnóstico hecho con la encuesta de clima laboral.

Así, tu área es responsable de presentar estos avances a la alta dirección de la organización y a la plana de trabajadores, por igual, asegurando que lo acordado no quede en el olvido y reafirmando el valor que aporta la encuesta de clima laboral al negocio.

En definitiva, dado que su rol es mejorar la satisfacción de los colaboradores y contribuir a la productividad de la empresa, esta división debe orientar las políticas a resultados concretos, como indica la empresa de reclutamiento y selección Ascendo. Es decir, conseguir que estos planes se traduzcan en acciones que mejoren ambos indicadores.

En definitiva, diseñar y aplicar una encuesta de clima laboral para definir planes de acción que ayuden a mejorar en el ambiente de trabajo requiere de mucho trabajo.

Evita que todo este esfuerzo quede en un mero diagnóstico, haciendo un seguimiento constante de estos compromisos. Lo conseguirás si sigues estas cinco estrategias: involucrar al máximo líder, formar un equipo encargado de velar por el clima laboral, monitorear el avance periódicamente, automatizar el seguimiento, y comunicar el cambio eficientemente.

A la vez que pones estas medidas en práctica, en paralelo preocúpate de que cada uno de sus resultados contribuya a alimentar la cultura organizacional. Es decir, articular los nuevos comportamientos que estas iniciativas generan con el concepto de éxito que la empresa ambiciona.

¿Encuesta de clima o Cuestionario de Evaluación de Riesgos Psicosociales? No obstante sus diferencias, estos instrumentos pueden ser complementarios.

La experiencia del empleado es hoy el foco de interés tanto para el liderazgo de la empresa como para el área de gestión de personas. Un colaborador satisfecho laboralmente en un entorno saludable logra un desempeño óptimo y contribuye al negocio.

De hecho, según la consultora de recursos humanos Selectiva, un trabajador satisfecho experimenta un estado de bienestar que se manifiesta en 5 dimensiones:

• Bienestar de carrera: Que tenga motivación y gusto por la labor.
• Bienestar social: Que cuente con un entorno afectivo.
• Bienestar financiero: Que experimente estabilidad económica.
• Bienestar físico: Que viva con buena salud y disponga de la energía para desempeñar su trabajo.
• Bienestar de la comunidad: Que esté satisfecho del ambiente laboral

Las organizaciones deben enfocarse en los medios y procesos para lograr esa satisfacción, y no en el fin únicamente.

Por eso, para medir y gestionar el clima laboral donde se desenvuelve el trabajador en tu organización existen dos recursos: la encuesta de clima laboral y el Cuestionario de Evaluación de Riesgos Psicosociales, conocido como ISTAS 21.

Encuesta de clima laboral

Es un instrumento que ayuda a conocer la situación del ambiente que viven los colaboradores de tu organización.

A partir de los resultados obtenidos y analizados implementas acciones estratégicas para mejorar el entorno organizacional.

Puedes elegir entre hacer una encuesta desarrollada internamente o externalizar la realización con un proveedor. 

Cuestionario de Evaluación de Riesgos Psicosociales en el Trabajo (ISTAS 21)

La Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) lo define como un instrumento de evaluación que diagnostica y mide aquellos factores derivados del trabajo que constituyen un riesgo para la salud.

Estos factores son:

• El ambiente laboral.
• El contenido del trabajo.
• Las condiciones de la organización.
• Las capacidades, necesidades y cultura del trabajador.

Por lo tanto, el ISTAS busca obtener información para medir cómo la interacción de estos aspectos repercute en la salud de los colaboradores de una empresa.

1. Obligatoriedad

Desde el 2013, año cuando el Ministerio de Salud publicó el Protocolo de Vigilancia de Riesgos Psicosociales en el Trabajo, el ISTAS 21 es obligatorio para toda empresa donde trabajen más de 10 empleados.

Por otro lado, la encuesta de clima laboral es una herramienta voluntaria.

2. Metodología

El cuestionario del ISTAS sigue la metodología dispuesta por la Suseso y su proceso de aplicación debe seguir estas 7 etapas:

• Constitución del Comité de Aplicación.
• Campaña de difusión y sensibilización.
• Aplicación del Cuestionario.
• Presentación y análisis de resultados para diseño de medidas.
• Implementación de medidas.
• Seguimiento de las medidas.
• Reevaluación.

La aplicación de la encuesta de clima sigue una secuencia parecida pero más flexible. Cada empresa la implementa según su propio criterio, tiempo y necesidad.

En otro sentido, al obtener resultados, el ISTAS emplea la escala de Likert, la cual se basa en las respuestas colectivas a un conjunto de declaraciones diseñadas para medir un concepto complejo.

Estas respuestas se agrupan según el número de personas que dicen estar “totalmente de acuerdo”, “muy de acuerdo”, “de acuerdo”, “poco de acuerdo” o “totalmente en desacuerdo”.

En cambio, una encuesta de clima calcula resultados con la metodología Top Two Box, que consiste en tomar los dos valores más altos de una escala para considerar los aspectos positivos y los negativos, explica el sitio E-encuesta.

3. Diseño

Este es otro aspecto que presenta diferencias muy claras entre una y otra herramienta.

El ISTAS 21 es una versión traducida y adaptada al contexto chileno del Copenhagen Psychosocial Questionnaire (Copsoq) de Dinamarca.

La edición chilena cuenta con dos versiones:

• Completa (de 142 preguntas).
• Breve (con 20 preguntas).

Ambas versiones abordan 5 dimensiones, en menor y mayor profundidad, respectivamente:

• Presión que percibiría un trabajador.
• Oportunidades para desarrollar sus habilidades.
• Relaciones sociales en el trabajo.
• Claridad de funciones y condiciones contractuales.
• Conciliación entre la vida familiar y la laboral.

Cabe señalar que, por lo general, las empresas comienzan por la versión breve, y luego pasan a la completa, en especial si los resultados son negativos o hay que precisar algunas dimensiones.

En tanto, la flexibilidad de la encuesta de clima laboral permite que aborde todos los aspectos que determinan el clima o enfocarse en un objetivo específico.

Aunque cada entidad puede diseñar el tipo de preguntas a realizar, hay cierto grupo de interrogantes que no debieran faltar en tu cuestionario.

4. Enfoque

El ISTAS 21 sondea la percepción del trabajador con relación a condiciones laborales que ponen en riesgo su salud física y emocional. Es decir, se enfoca en aspectos internos.

En cambio, la encuesta de clima busca conocer la percepción que hay sobre el ambiente de trabajo. En ese sentido, atiende también condiciones externas que pudiesen influir en el desempeño o salud ocupacional.

5. Rendición de cuentas

Los resultados de la medición de riesgos psicosociales deben estar disponibles para las autoridades competentes, que son la propia SUSESO y las Secretarías Regionales del Ministerio de Salud y la Dirección del Trabajo (Seremis).

En cambio, los resultados de una encuesta de clima son de uso interno principalmente, aunque algunas empresas utilizan sus resultados para compararse con otras organizaciones o la industria.

Ninguna es excluyente de la otra. Son complementarias.

Si las aplicas juntas y dado que el ISTAS sólo se enfoca en riesgos psicosociales y no puedes alterar sus preguntas, asegúrate de no incluir sus dimensiones en la encuesta de clima para que no haya datos redundantes.

También ajusta el número de interrogantes de la encuesta para que no se haga pesado. Así no cansas al trabajador y evitas que responda lo que sea para salir rápido de este tema.

Vale aclarar que si tu empresa es nueva, con una gestión de recursos humanos incipiente, es preciso que analices si es realmente necesario aplicar los 2 sondeos desde un inicio, por un tema de tiempos, recursos y necesidades.

Si no puedes con ambas, comienza con el ISTAS porque es obligatorio. Deja para un tiempo después la encuesta de clima laboral, hasta que tu equipo de trabajo esté más maduro y cuentes con los profesionales de recursos humanos que hagan un seguimiento correcto de sus resultados.

En resumen, la encuesta de clima y el ISTAS sirven para conocer la percepción que los trabajadores tienen sobre su organización, pero con metodologías, enfoques y responsabilidades distintas.

El hecho de que el cuestionario de riesgos psicosociales es obligatorio y la encuesta voluntaria, también hace una importante diferencia.

Lo ideal sería que utilices ambos de forma complementaria. Las dos proveen información necesaria para hacer un seguimiento completo del clima que rodea a tus colaboradores.

Tienes la opción de aplicar tu propia encuesta de clima o bien externalizar el servicio, parcial o total, a un proveedor. Entiende qué implica cada alternativa.