Entregar feedback que efectivamente mejore el rendimiento de los colaboradores es un arte y una ciencia, puesto que es una herramienta fundamental para el crecimiento individual y el desarrollo de equipos.
Brindar retroalimentación efectiva puede ayudar a los colaboradores a mejorar su desempeño, identificar áreas de oportunidad y alcanzar sus objetivos.
Sin embargo, no siempre es fácil saber cómo, cuándo y dónde dar feedback de manera efectiva.
En este contenido, te presentaremos 3 preguntas clave que te ayudarán a planificar el feedback para tu equipo… ¡Continúa leyendo!
Estas son las preguntas que debes plantearte antes de entregar un feedback a tu equipo
¿Cómo dar feedback?
La forma en que das retroalimentación es crucial, ya que aunque puede que tus intenciones sean muy buenas, pero si no es comunicado de la mejor forma posible, la información puede no entenderse o tener el efecto contrario al que buscas. Aquí hay algunos consejos para dar feedback efectivo:
- Planificar la retroalimentación: lo primero que debes hacer es planificar el momento en que realizarás el feedback. Por ejemplo, si se trata de feedback positivo, puedes hacerlo al comenzar una reunión. En el inicio, puedes aclarar la estructura de la misma y luego mencionar un reconocimiento general y un logro individual.
- Sé concreto y específico: es mucho mejor decir que un informe estaba muy completo, con una introducción bien desarrollada y los datos correctamente presentados, a simplemente decir que está bien hecho. Estos datos concretos darán una pauta de cómo esperas que sea la calidad del trabajo realizado.
- Sé empático y expresa emociones: como te contamos en “La guía que todo líder necesita para realizar un feedback positivo”, puedes partir por una emoción (“estoy muy contenta”), luego una acción (“porque ayer Teresa pudo lidiar con un cliente complicado”) y finalizar con la consecuencia (“esto es muy importante para que podamos llegar a nuestra meta de satisfacción al cliente”).
- Evita juicios personales: en este punto, es recomendable tener una visión objetiva de los hechos. Para evitar sesgos, siempre déjate llevar por los hechos y observaciones concretas como pueden ser las métricas a alcanzar.
- Activa la escucha bidireccional: permite que el colaborador exprese sus ideas y responda a tu observación, esto dará la pauta para que su relación contigo esté marcada por la confianza y la sensación de ser una pieza importante para el equipo, ya que sus pensamientos son tomados en cuenta.
¿Cuándo dar feedback?
El momento en que se entrega el feedback es clave, sin embargo, no existe un único momento perfecto para dar la retroalimentación. Sin embargo, hay algunas situaciones en las que es especialmente útil:
- Después de un evento o comportamiento específico: algo determinante es el que dejes pasar demasiado tiempo. Cuando ocurre algo relevante para señalar, intenta brindar el feedback de inmediato. La idea es ser oportuno y que el trabajador entienda a qué te estás refiriendo y lo vea como un hecho reciente.
- Durante las revisiones de desempeño: es un momento formal para discutir el progreso general del colaborador y brindar feedback constructivo. Estas revisiones permiten evaluar el rendimiento a lo largo de un período, identificar áreas de mejora y reconocer logros. Además, proporcionan un espacio estructurado para establecer objetivos futuros y desarrollar planes de desarrollo profesional.
- De manera informal: puedes dar retroalimentación informal en el día a día, reconociendo logros o brindando sugerencias para la mejora. Esto puede aplicar para pequeñas acciones que el colaborador pueda ir ejecutando, mientras llega el día de la sesión extensa de feedback.
- Cuando lo solicite el colaborador: es importante estar abierto a brindar feedback cuando un colaborador lo pida. En este caso, debes buscar un momento idóneo para los dos, donde la prioridad sea evitar las interrupciones.
Recomendaciones generales sobre el momento para dar el feedback
- Sé oportuno: recibir una retroalimentación positiva siempre es algo reconfortante para las personas, pero siempre y cuando no afecte con las actividades diarias. La idea es que la persona esté disponible y no tenga tareas urgentes por resolver. Así podrá prestar la atención que sea necesaria y puedan conversar extensamente si es necesario.
- Lleva un bloc de notas: es importante que lleves una libreta (virtual o física) a la reunión, para que puedas llevar notas de los temas que se toquen, así como de las posibles acciones a futuro.
- Toca todos los temas necesarios: en este caso, lo fundamental es que ninguna de las partes sienta que quedan temas pendientes en esta conversación, por eso es vital que tengas muy presente todo lo que quieres señalar en ese momento.
- Procura no acumular quejas: si tu feedback tiene más aspectos negativos que positivos, procura que los positivos también sean señalados y explicados, de forma que el colaborador no quede únicamente con sensaciones negativas.
¿Dónde dar feedback?
El lugar que elijas para entregar el feedback también puede afectar su impacto. Por eso, considera lo siguiente:
- En público: si se trata de algo positivo, puedes optar por hacerlo de manera pública. Así, la persona puede ser reconocida por el equipo y otros integrantes puede seguir sus pasos. Esto también aplica para los reconocimientos grupales por alguna meta común que se haya logrado.
- En privado: si el feedback es negativo o sensible, es mejor brindarlo en privado para evitar incomodidades. De esta manera, se protege la dignidad del colaborador y se crea un entorno más seguro para una conversación constructiva.
- En un lugar neutral: elige un lugar donde ambos se sientan cómodos y puedan hablar sin interrupciones. Un ambiente neutral facilita una conversación abierta y honesta, evitando que ninguna de las partes se sienta en desventaja.
- En persona: toma en cuenta que para algunas personas, el feedback en persona es más efectivo que el escrito. En este caso, puedes usar el tono de voz, las expresiones faciales y el lenguaje corporal, para transmitir el mensaje con mayor claridad y empatía.
- Por escrito: Si el feedback es extenso o complejo, puedes enviarlo por escrito para que el colaborador pueda revisarlo a su propio ritmo. Esto le dará la oportunidad de reflexionar sobre los puntos mencionados y preparar preguntas o comentarios antes de discutirlo en persona, lo que puede resultar en una conversación más productiva y comprensiva.
Responder a estas tres preguntas antes de entregar feedback a tu equipo puede marcar una gran diferencia en la recepción y efectividad de tus comentarios. Con detalles como el lugar, el momento y la forma, puedes generar un impacto significativo en la percepción y el valor de tu retroalimentación.
Recuerda, la retroalimentación efectiva no solo mejora el rendimiento individual, sino que también fortalece el equipo en su conjunto, creando un ambiente de trabajo más productivo y colaborativo.
