Um bom planejamento de tarefas envolve preparação e é estruturado em torno de uma distribuição ótima do tempo disponível.
Siga os passos abaixo se você estiver procurando como planejar tarefas de forma eficaz e conduzir sua equipe a melhores resultados.
Passo 1 - Definir os objetivos do meu planejador de tarefas
A primeira diretriz para um bom planejamento é definir claramente os objetivos a serem alcançados e não se desviar deles.
- Os objetivos devem ser SMART (em relação à sua sigla isto significa: específico, mensurável, alcançável, realista e oportuno).
- Elas devem ser formuladas em termos positivos. Por exemplo: "A implementação da nova modalidade de reunião permitirá que nosso tempo seja otimizado de tal forma que possamos alcançar um melhor desempenho da equipe".
Isto tem implicações positivas para a motivação dos participantes do projeto.
Passo 2 - Estabelecer prazos
Quando você estabelece um determinado prazo, está criando um senso de urgência para executar as ações necessárias.
Em projetos curtos (máximo 120 dias), é aconselhável trabalhar diariamente. Em iniciativas mais longas, a base poderia ser semanal ou quinzenal.
Passo 3 - Identificar os principais obstáculos
Você deve ser capaz de saber quais problemas potenciais podem surgir ao longo do caminho. Caso contrário, você não será capaz de planejar ou avançar estratégias para resolvê-las.
Passo 4 - Identificar as habilidades e conhecimentos necessários
A determinação das habilidades e conhecimentos dos responsáveis é necessária para seu desenvolvimento efetivo e eficiente.
Passo 5 - Identifique os indivíduos, grupos e organizações com os quais você trabalhará
Ir até as pessoas certas é encontrar a solução certa. Delegação e cooperação são a chave para um planejamento bem sucedido. Saber quais grupos e indivíduos estão mais bem equipados para lidar com as tarefas oferece claramente uma enorme vantagem neste aspecto.
Passo 6 - Desenvolver o plano de ação
Muitas das tarefas a serem realizadas terão que ser repartidas. Um plano de ação é o trabalho diário em condições pré-planejadas, na forma de um cronograma.
Estas condições contemplam desde as tarefas a serem desenvolvidas, o tempo que será dedicado a elas e às pessoas que as executarão, até as contingências que possam surgir e suas possíveis soluções.
"O planejamento adequado previne a deficiente execução".
