No cabe duda que la transformación digital en las organizaciones se aceleró en los últimos dos años, como respuesta a los grandes desafíos que las empresas debieron superar con el objetivo de mantener activos sus negocios.
Dicha adopción de tecnología a gran velocidad creó otras necesidades y oportunidades, sobre todo a partir de la identificación de las ventajas que tiene descentralizar tareas e integrar diferentes soluciones en una misma plataforma.
¿Descentralizar? Si, porque permite dar mayor visibilidad y optimizar la gestión de las operaciones entre todos los involucrados.
¿Integración? Ya que cobró valor la necesidad de manejar gran cantidad de procesos desde una misma plataforma, en vez de dispersar acciones en diferentes soluciones que, probablemente, no estén debidamente conectadas.
Una apreciación bien acertada sobre la importancia de la transformación digital en la Gestión de Personas, la ofrece Fernanda Zenizo en un artículo en la revista digital Expansión (México):
“El capital humano no es parte de una transformación digital porque se le entrega la mejor paquetería en cómputo para realizar sus obligaciones laborales. Está incluido en la transformación digital cuando la organización aprovecha las herramientas tecnológicas y el análisis de datos para detonar programas formativos y de desarrollo para cada uno de sus colaboradores, con el fin de incrementar su productividad y estén enfocados en las metas del negocio, a la toma de decisiones acertadas y a crear estrategias acordes con las necesidades de la empresa”.
Ahora bien, ¿por dónde comenzar? Revisemos cuáles procesos de Recursos Humanos puedes optimizar con tecnología.
La tecnología y las áreas de RRHH
Randstad (consultora global de RRHH) explica que los departamentos de Recursos Humanos están aprovechando las herramientas tecnológicas, para tener una mejor administración del capital humano.
¿Cuáles tareas se pueden optimizar con tecnología? Esta compañía recomienda cinco:
#1. Almacenamiento y gestión de datos ya que la información sobre los colaboradores es vital en las organizaciones. El propósito no solo es almacenar, sino también consultar, organizar y analizar gran cantidad de datos.
#2. Gestión de nóminas para asegurar que esta tarea tan importante, vaya de acuerdo con el calendario de pagos, se eviten errores y por supuesto se garantice que la compañía está pagando bien.
#3. Comunicación eficiente buscando la integración adecuada de, por ejemplo, los equipos remotos, pero además que exista una fluida comunicación interna con el objetivo de potenciar el Clima y la Cultura.
#4. Evaluación de desempeño ya que existen plataformas que no solo permiten la realización de dichas evaluaciones, sino también disponibilizar los resultados y hacer seguimiento.
#5. Control y transparencia, por ejemplo, en tareas de nómina como la gestión de vacaciones, históricos de remuneraciones de cada colaborador y hasta conocer los permisos y/o licencias de los trabajadores.
Cinco utilidades adicionales de la tecnología
Adicionalmente, como consecuencia de la experiencia acumulada en Rankmi, podemos agregar otras labores que se optimizan con tecnología:
- Gestión de documentos ya que ahora es posible no solo que los colaboradores firmen todo tipo de documentos y desde cualquier dispositivo, sino ordenar por carpetas la información que pertenece a cada trabajador.
- Atender requerimientos y necesidades de los trabajadores, sin colapsar a los equipos de recursos humanos, pero también evitando el retraso en responder las necesidades de las personas.
- Business Intelligence a través de soluciones que facilitan la generación, estructuración y análisis de información para que las organizaciones no solo puedan tomar decisiones, sino igualmente predecir comportamientos de los colaboradores, como por ejemplo, las fugas de talento.
- Workflows para administrar flujos de aprobación, sobre todo aquellos que son transversales en la Gestión de Personas y que involucran a diferentes administradores y usuarios.
- Data Science para extraer, limpiar y transformar datos (estructurados y no estructurados) por medio de Machine Learning y hasta crear modelos predictivos que transformen la data en conocimiento.
Optimizando la gestión de payroll
Una de las responsabilidades más demandantes y hasta delicadas en la Gestión de Personas es Nómina, planilla o remuneraciones, ya que, dependiendo de la cantidad de colaboradores en la organización, se deben manejar gran cantidad de documentos, cálculos, pagos de comisiones y demás beneficios que por ley reciben los trabajadores, entre muchas obligaciones.
¿Cuáles procesos de nómina se pueden optimizar con tecnología? Aquí te dejamos algunos:
- Gestión de contratos de forma eficiente y transparente.
- Centralización del pago de salarios, horas extras, vacaciones y otros beneficios, sin importar la línea de negocio o la cantidad de sucursales.
- Pago de bonos como, por ejemplo, los correspondientes a evaluaciones de desempeño.
- Autorización y pago de vacaciones.
- Manejo de permisos y licencias de tus colaboradores.
- Pago de comisiones por ventas a partir de las escalas y metas que define la compañía.
- Generación rápida y transparente de liquidaciones, recibos, boletas o planillas de sueldo para tus trabajadores.
- Emisión de planillas de pago masivo para todos los bancos.
- Verificación de la nómina mediante Inteligencia Artificial.
Firma de documentos y workflows
Otra de las responsabilidades de las áreas de Recursos Humanos que pueden optimizarse mediante tecnología, son la firma de documentos y la creación de flujos de aprobación para mayor agilidad y transparencia en los procesos.
En el primer caso, la pandemia acentuó la necesidad de cambiar la firma de documentos de forma física a electrónica, cumpliendo con todas las exigencias legales y requisitos de seguridad. Frente a ese objetivo existen soluciones que no solo posibilitan la firma masiva y la personalización de dichos documentos, sino que también es factible administrar la información mediante carpetas por cada colaborador.
Mientras que en el caso de los workflows es posible crear flujos de aprobación, con seguimiento de cada una de las etapas que incluye, para que exista completa trazabilidad de las solicitudes.
Queda claro que la transformación digital en las áreas de Capital Humano viabiliza la descentralización e integración, ya que ahora existe más visibilidad y transparencia en la gestión y es factible cubrir todas las etapas del ciclo de vida de los colaboradores desde una misma plataforma.
En conclusión, ¿La descentralización e integración es el futuro? No, porque ya es parte del presente en muchas organizaciones.
