En tu organización, ¿la firma de documentos por parte de tus colaboradores sigue siendo manual?
Si este es el caso, es el momento ideal para cambiar. ¿Por qué? Porque la tecnología permite sustituir la tradicional firma húmeda por una digital, que no solo ahorra tiempo y molestias, sino que también disminuye el gasto de papel y optimiza la gestión de documentos en las áreas de Capital Humano.
Ahora bien, es probable que ante la necesidad de transformar la firma de documentos en tu compañía, te surjan dudas sobre la seguridad y legalidad de esta modalidad.
La respuesta es sencilla: es 100% legal y segura.
No solo es legal y segura, sino que además admite la trazabilidad de los escritos que han sido firmados, para verificar su autenticidad.
Leyes que regulan las firmas digitales en LatAm
En cuanto a la legalidad, en el caso de Chile lo es desde 2002 cuando se promulgó la Ley 19.799 o Ley de Firma Electrónica (LFE).
¿Y en el resto de Latinoamérica? Revisemos la situación en varios países de LatAm:
- En México su legalidad está fundamentada en la Ley de Firma Electrónica Avanzada, publicada en enero de 2012.
- Colombia cuenta con la Ley 527 de 1999 que no solo regula las firmas digitales, sino que establece las entidades de certificación.
- En Perú está reglamentada por la Ley N° 27.269 de Firmas y Certificados Digitales vigente desde el año 2000.
- Mientras que en Brasil están reguladas por los Decretos Ley 3.996 (2001), 4.414 (2002) y la Ley 14.063 (2020).
Definiendo la firma digital
Antes de entrar en detalles más amplios, definamos lo que es la firma digital.
La revista electrónica Entrepreneur, dedicada a ofrecer información empresarial, afirma que: “Una firma digital es un algoritmo matemático que se utiliza para verificar la identidad del firmante y controlar la integridad de los documentos digitales. Proporciona detalles más precisos de los documentos digitales, incluido el origen del mensaje, el estado y el consentimiento del firmante. Crean una huella digital electrónica que es única para cada firmante”.
Agrega este portal especializado que firmar digitalmente un documento no solo es más rápido y conveniente que la firma tradicional, sino que también trae consigo la ventaja adicional de la seguridad.
Las firmas digitales son herramientas criptográficas que permiten verificar la identidad del firmante de un documento electrónico y garantizar la integridad del mismo. En otras palabras, funcionan como una firma electrónica avanzada que ofrece mayor seguridad y confiabilidad en las comunicaciones digitales.
¿Cómo funcionan las firmas digitales?
El proceso de firma digital involucra dos claves criptográficas: una clave privada que solo conoce el firmante y una clave pública que se comparte públicamente. Para firmar un documento, el firmante utiliza su clave privada para generar una firma digital única que se adjunta al documento.
- Función hash que es una cadena de números y letras de longitud fija, generada a partir de un algoritmo matemático y un archivo como un correo electrónico, un documento, una imagen u otro tipo de datos. Es una cadena única para el archivo que se está procesando.
- Criptografía de clave pública que es un método criptográfico que utiliza un sistema de pares de claves. Una clave pública cifra los datos, mientras la clave privada descifra los datos. Garantiza la confidencialidad, integridad y autenticidad de la firma.
- Infraestructura de clave pública (PKI) que consiste en política, estándares, personas y sistemas que respaldan la distribución de claves públicas y privadas, además de la validación de identidad de personas o entidades con certificados digitales y una autorización de certificación.
- Autoridad certificadora que es un tercero de confianza que valida la identidad de una persona y genera un par de claves pública/privada en su nombre o asocia una clave pública existente, emitiendo un certificado digital.
- Certificados digitales que son los que contienen la clave pública de la persona u organización y están firmados digitalmente por una autoridad certificadora.
- Pretty Good Privacy (PGP)/OpenPGP que es una alternativa a PKI y funciona cuando los usuarios confían en otros usuarios, firmando certificados de personas con identidades verificables. Este concepto se llama "red de confianza".
Beneficios del uso de firmas digitales
La Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y del Conocimiento de Uruguay, identifica cuatro beneficios de la firma digital:
- Ahorra tiempo y trabajo, porque al usarla no será necesario firmar presencialmente los escritos.
- Elimina el papel en cualquier acto entre partes públicas o privadas, siendo parte fundamental del desarrollo de la sociedad digital.
- Si se genera una alteración en un documento que haya sido firmado digitalmente, se produce una alerta de modificación.
- Facilita la realización de trámites en línea ante diversos organismos públicos.
Ventajas de usar Firma Digital de Rankmi
Como parte del esfuerzo de innovación y crecimiento en Rankmi, hemos agregado a nuestro Hub la solución “Firma Digital”, que simplifica la gestión y firma de todo tipo de documentos laborales desde cualquier dispositivo de manera fácil, rápida y segura.
¿Cuáles son las ventajas de Firma Digital de Rankmi? Te dejamos algunas:
- Acepta la firma masiva de documentos por parte de tus colaboradores.
- Gestiona, controla y consulta la trazabilidad de los documentos, desde su creación hasta la firma.
- Ofrece diferentes plantillas para crear, por ejemplo, contratos, certificados y anexos, entre otros.
- Los documentos pueden firmarse desde cualquier dispositivo, incluyendo teléfonos inteligentes.
- Admite la gestión y visualización desde una misma plataforma de todos los documentos.
- Permite almacenar y organizar miles de documentos de tus colaboradores, por medio de carpetas digitales.
- Permite el envío masivo de documentos para la firma de tus trabajadores. Incluso es posible enviar recordatorios.
- Admite la verificación de la autenticidad del documento a través de un código QR.
- Facilita la visualización en línea del avance de la firma de documentos.
- Seguridad garantizada mediante un certificado digital X.509 validado por Adobe.
- Autorizada y respaldada por las autoridades de cada país.
En Rankmi seguimos trabajando para cubrir cada una de las etapas del ciclo de vida de tus colaboradores.
Nuestro propósito es construir experiencias memorables para las personas que integran tu organización.