La cantidad de data recogida mediante una encuesta de clima laboral puede ser abrumadora. Sin embargo, es necesario organizar toda esa información, seleccionar lo importante y convertirlo en conocimiento.
No es tan difícil como suena, pero requiere un equipo comprometido y dedicado a analizar los resultados y enseñarlos de manera eficiente.
En este blog te explicamos los aspectos más relevantes para presentar los resultados de la encuesta ante tu organización.
Las etapas para presentar los resultados de las encuestas a los colaboradores
La manera como informas los resultados de una encuesta de clima laboral es tan importante como la calidad de la información que obtienes al implementarla.
En este aspecto, la visualización debe favorecer la comprensión y agilizar la lectura, permitiendo tener un panorama general y claro de la organización desde el primer instante.
A continuación, te presentamos la secuencia que debe seguir un informe de resultados de la encuesta de clima laboral, de lo general hasta lo específico.
Para ello aplicamos la sencilla, pero didáctica, técnica de entrega de retroalimentación a colaboradores del “Sandwich Conversacional”, que consiste en dar a conocer información en tres etapas, donde el feedback se “envuelve” entre comentarios positivos, de manera similar a un sándwich:
1. Resaltar los aspectos positivos del tema en cuestión
En el caso de los resultados de una encuesta de clima laboral, el enfoque está en las actividades ya realizadas, destacando cifras positivas que demuestren un ambiente laboral sano y estable ante la organización.
En esta etapa puedes elogiar algún logro reciente, un comportamiento positivo o un proyecto bien ejecutado.
2. Lo que es conocido como “el relleno del sandwich”
Fase que concentra los aspectos a mejorar, las principales debilidades y cómo debe ser abordada la situación.
Aquí la recomendación es ser específico y proporcionar ejemplos concretos para que el colaborador entienda claramente qué aspecto necesita mejorar. Usa un lenguaje constructivo y evita la crítica negativa.
3. Cuando nuevamente el foco son los aspectos positivos del proceso
Finalmente, después de señalar las áreas de mejora, ofrece apoyo al colaborador para que pueda abordar la situación.
En esta etapa, los colaboradores reciben motivación y compromisos de que habrá mejoras, como producto de los planes de acción que serán implementados gracias a los resultados que arrojó la encuesta.
Por ende, nuestras recomendaciones para informar los resultados de la encuesta, siguiendo este método de entrega de feedback, son los siguientes:
Primera Etapa
1. Agradecer
Sí, este es un paso crucial previo a la presentación del informe.
Una encuesta no puede ser aplicada sin todas las personas que se involucran en ella; la dirección, jefes de área, colaboradores y el área de Recursos Humanos o gestión de personas.
Por eso, poco tiempo después de haber terminado el proceso, comunica un mensaje de agradecimiento para todos ellos. Esto podrías hacerlo mediante la plataforma de comunicación interna que estés usando en tu organización.
2. Recordar los objetivos de la encuesta
Seguramente, al aplicarla, habrás explicado por qué esta encuesta de clima laboral es necesaria. Sin embargo, siendo realistas, probablemente, cuando el informe llegue, muchas personas habrán olvidado estos puntos.
En cualquier caso, esta es una información para poner los resultados en contexto, así que asegúrate de que sea clara y concisa. Puedes hacer uso del envío de correos electrónicos o publicaciones en el Hub Social de tu organización.
3. Informa los índices de participación
Si bien una encuesta de clima laboral debe ser contestada voluntariamente, no está de más presentar la cantidad de personas que participaron.
Es importante hacer énfasis en que mientras más colaboradores tomen la iniciativa y dejen sus comentarios en la encuesta de clima, más herramientas tendrás como líder de capital humano para implementar estrategias para aumentar la satisfacción laboral.
4. Resumir lo hecho hasta el momento
En esta fase debes explicar los resultados de encuestas anteriores; un diagnóstico positivo previo, así como las actividades, resultados, plan de trabajo a largo plazo que surgieron de estos sondeos.
Si es la primera vez que haces una encuesta de clima, menciona los beneficios que se podrían sacar de este proceso, contar las buenas prácticas de otras empresas, entre otros recursos de motivación.
Segunda etapa
5. Muestra los resultados generales del análisis
Aunque un informe general no tiene que justificar ante todos las conclusiones que plantea, no está de más que ofrezcas una sencilla explicación sobre cómo usaste la data recibida. Además, utiliza aquella información que es verdaderamente “significativa”.
Esto en el lenguaje de la estadística —aclara el portal especializado SurveyMonkey— quiere decir “evaluación de la exactitud”, es decir, usa la data que tenga un mayor número de representatividad de tu población y que el tamaño de tu muestra sea adecuado.
6. Destaca lo mejor y peor evaluado
Establece un ranking de los datos que tiene mejor percepción entre los participantes y otra de las áreas de oportunidad.
De esta forma, posicionas en las mentes de los integrantes de la organización sus fortalezas y desafíos por encarar en el corto plazo. Este conocimiento nutre el clima laboral y genera el sentido de que hay que trabajar en equipo.
Tercera Etapa
7. Establece prioridades
Establecer prioridades es fundamental en cualquier proceso de evaluación o encuesta, ya que ayuda a responder la pregunta clave: “¿Para qué sirve todo esto?”.
Al definir las prioridades, se señala la orientación del plan de acción a seguir, lo cual debe ser un compromiso de todos los involucrados, incluyendo directivos, jefes de área y trabajadores en general.
Las prioridades establecidas deben estar alineadas con los objetivos estratégicos de la organización y con los resultados que se esperan obtener de la evaluación.
Esto ayuda a darle sentido y significado al proceso, mostrando a los participantes la importancia de su participación y cómo sus acciones contribuyen al logro de metas más amplias.
De cualquier forma, las acciones deben ser medibles y trazables en el tiempo.
¿Cómo se presenta la encuesta y ante quién?
La presentación de la encuesta y sus resultados puede variar dependiendo de la audiencia y el propósito de la presentación. Aquí te dejamos algunas recomendaciones generales:
- Formato del informe: Para informes generales, un documento en Word o PDF puede ser adecuado. Si se trata de una presentación ejecutiva para la alta dirección, un PowerPoint puede ser más efectivo para resumir los resultados de manera visual y concisa.
- Contenido del informe: Incluye un resumen de los resultados más relevantes y significativos de la encuesta. Destaca las áreas de fortaleza y las oportunidades de mejora. También es importante mencionar los próximos pasos y cómo se pueden abordar las áreas de mejora identificadas.
- Enfoque en la audiencia: Adapta el contenido y el tono de la presentación según la audiencia. Para la alta dirección, enfatiza los aspectos estratégicos y los impactos en la organización en su conjunto. Para los colaboradores, enfócate en cómo los resultados afectan su día a día y qué acciones se pueden tomar a nivel individual o de equipo para mejorar.
- Visualización de los resultados: Utiliza gráficos y tablas para hacer que los datos sean más fáciles de entender y visualizar. Asegúrate de que la visualización sea clara y fácil de identificar.
- Planes de acción: Presenta claramente los planes de acción que se derivan de los resultados de la encuesta. Indica quién será responsable de cada acción, los plazos y cómo se medirá el progreso.
En resumen, al presentar los resultados de una encuesta de clima laboral, es importante adaptar la presentación a la audiencia y asegurarse de que la información sea clara, relevante y fácil de entender.
