Una vez finalizado el proceso de evaluación de desempeño, todavía queda lo más importante: comunicar los resultados a los colaboradores. Esto puede sonar difícil, pero lo más importante está en pensar, planificar y escribir todo lo que hay que decir.
Si ya estás cerca de comenzar a realizar el Feedback, te recomendamos leer algunos artículos de nuestro blog acerca de cómo evitar los clásicos errores al momento de entregar Feedback, o de cómo mantener una cultura de feedback continuo en las evaluaciones de desempeño.
Richard Grote, en su libro “How to Be Good at Performance Appraisals” (Harvard Business Review Press, 2011) entrega algunos consejos acerca de los puntos en que debes hacer énfasis al momento de preparar el informe de evaluación de desempeño:
1.— Reúne los datos:
¿Qué es lo que vas a evaluar de tu colaborador? Recuerda eliminar responsabilidades que ya no sean las requeridas, y de agregar las tareas actuales de sus labores. Es importante que la evaluación refleje las razones de por qué este puesto de trabajo existe, las actividades más importantes y los resultados que se esperan alcanzar.
2.— Evalúa el desempeño:
Una de las obligaciones más difíciles para un líder es la de realizar esta evaluación y ser justo. De acuerdo a Grote, este término no implica solo utilizar números y factores cuantitativos, ya que los sentimientos del líder y sus apreciaciones también son válidos. Sin embargo, para ser justo, considera que lo más importante son los datos, aunque tus comentarios personales pueden estar presentes, sin tomar protagonismo.
También puedes agregar observaciones de comportamiento. En su libro, Grote ejemplifica con el método MBWA, o “Administra mientras caminas” (Management By Walking Around, por su nombre en inglés). Con esto se refiere a que no todos los aspectos de un colaborador están en su hoja de desempeño, sino que también hay detalles de su conducta que son netamente observacionales, como el trato con sus compañeros o clientes.
3.— Escribe el informe:
Recuerda que todo lo que esté en el informe debe ser indiscutible: solo datos objetivos. A pesar de que al momento de hacer la evaluación, no todos los comentarios pueden quedar en el papel.
Evita utilizar solo los factores negativos. Puedes anotar los dos o tres más relevantes para el informe, y comunicar el resto en la evaluación de otra manera. De esta forma, el Feedback no se convierte en un diálogo completamente negativo, además puedes comentar esos datos más tarde, y puedes dejar más espacio para los indicadores favorables.
A pesar de que puede parecer obvio, es importantísimo escoger muy bien las palabras que se van a usar. Evita palabras como “bueno” o “malo” y prefiere alternativas tangibles, como “supera”, “demuestra” o “logra”. Ojalá siempre acompañado de una meta medible, como el número de proyectos finalizados o la cantidad de errores.
Como consejo, Richard Grote recomienda utilizar un checklist creado por Kay Cox, directora de recursos humanos de Alcon Laboratories, que vale la pena revisar para saber si preparamos una evaluación de desempeño completa:
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¿Mi evaluación de desempeño fue clara? Si me entregaran esta evaluación de desempeño, ¿entendería en qué fallé y en qué lo hice bien?
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¿Analicé el desempeño de manera honesta, con datos y precisión? ¿Lo dije tal como es?
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¿Di buenos comentarios a un trabajo realmente bien hecho cuando era necesario? ¿Evité quedarme en los detalles de las cosas malas e insignificantes?
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¿Utilicé ejemplos reales para describir el desempeño, especialmente cuando se trata de temas técnicos, administrativos o de habilidades interpersonales?
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¿Mi evaluación de desempeño fue coherente con el feedback que entregué durante el año?
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¿Los planes de desarrollo que propuse están alineados con el desarrollo de necesidades previamente identificadas?
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¿Prioricé las necesidades de desarrollo, de manera que los esfuerzos de mejorar se concentren en las áreas de mayor importancia?
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¿Revisé las definiciones de desempeño para que estuvieran correctamente alineadas con lo que la compañía busca evaluar?
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¿Hice un plan de discusión para que el feedback sea una experiencia de aprendizaje, y no un juicio unilateral?
Si tienes todos estos puntos marcados, ¡Felicidades! Preparaste un informe útil, honesto y valioso sobre el desempeño de tus colaboradores.
